ทุกสายงานอาชีพต้องเจอกับอุปสรรคในการทำงานกันอย่างแน่นอน ยิ่งในส่วนงานของการจัดซื้อ ต้องเจอทั้งเอกสารที่เยอะ และการติดต่อซื้อขายที่ผิดพลาด วันนี้เราจะมาดูแวดวงการทำงานในอาชีพจัดซื้อ ว่ามีอุปสรรคปัญหาอะไรที่เราจะต้องพึงระวังไว้บ้าง
1.ไม่มี Forecast หรือการแผนจัดซื้อวัตถุดิบที่ชัดเจน
ข้อนี้เป็นอุปสรรคใหญ่ หากองค์กรใดไม่มี เพราะเท่ากับทำงานเหมือนคนตาบอด เนื่องจากฝ่ายผลิตต้องทำงานทุกวัน แต่หากบริษัทไม่มีแผนชัดเจน ผู้รับกรรม จะตกอยู่ในกำมือของเจ้าหน้าที่จัดซื้อทันที เพราะเมื่อไหร่ที่ของ short หรือขาดสต็อก จะส่งผลเสียต่องานแน่นอน
ปัญหาห้ามละเลย ถ้าบริษัทใดไม่มีก็ต้องรีบวางแผนกันใหม่ ไม่เช่นนั้นนักจัดซื้อจะต้องเป็นคนรับผิดอยู่เสมอ เพราะในการทำงานบางแห่งอาจจะต้องหาใครสักคนเพื่อแสดงความรับผิดชอบต่อลูกค้า แต่จริง ๆ แล้วทางออกนี้ไม่ใช่การแก้ปัญหาที่ถูกต้อง
2.Material master list
ข้อนี้ควรจะต้องมีเพื่อลดการเสียเวลาในการทำงาน ไม่ต้องมาหารายละเอียดกันบ่อย ๆ และรายชื่อผู้จำหน่ายก็ควรจัดไว้รวมกับ Master list เพราะเมื่อหารายการที่ต้องการสั่งก็จะทราบแหล่งจำหน่ายในเวลาเดียวกัน เป็นการลดเวลาในการทำงานไปด้วย
อย่างไรก็ตามในบางอุตสาหกรรมก็อาจจะมีข้อจำกัด เช่น งานสั่งทำตามแบบอาจจะมีการทำ Master list ไว้ได้ในบางรายการ ส่วนบางรายการต้องสั่งตามงานที่ลูกค้าสั่งมา ถึงอย่างไรก็ควรจะต้องทำเพื่อประโยชน์ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น อีกประเด็นคือเพื่อง่ายต่อการเก็บต้นทุน เพราะสะดวกต่อการสืบค้นย้อนหลังอีกด้วย
3.Vendor list
ข้อนี้หากใครทำระบบ ISO จะต้องมีอยู่แล้ว แต่หากไม่ทำก็ควรจะต้องจัดทำเช่นกัน เพื่อเป็นฐานข้อมูลในการติดต่อ supplier สินค้าที่ขาย ชื่อผู้ติดต่อ เครดิตเทอม ข้อกำหนดการจัดส่งสินค้า และประเด็นอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับ supplier/vendor
4.Business route
เส้นทางการทำตลาดของสินค้าชนิดนั้น เช่น สินค้าชนิด A นำเข้าจากญี่ปุ่น จะต้องผ่านบริษัท ก แล้วไปผ่านบริษัท ข แล้วจึงถึงมือลูกค้ารายย่อย แต่หากมีสินค้าอื่นที่ลักษณะใกล้เคียงกัน โดยผ่านตัวกลางเพียงทอดเดียวก็อาจจะทำให้ต้นทุนต่ำกว่าก็เป็นได้ ข้อนี้นักจัดซื้อส่วนใหญ่จะให้น้ำหนักน้อย แต่บอกได้เลยว่าเป็นขุมทรัพย์ใหญ่ในการลดต้นทุนกันทีเดียวเลย แต่ต้องหมั่นศึกษาหาข้อมูล วิเคราะห์เจาะลึก จะทำให้เรารู้จักตลาดนั้น ๆ มากขึ้นกันเลยทีเดียว
นักจัดซื้อที่ดีและเก่งจะไม่ทำงานแบบ Routine ที่แค่เปิด PR Po ทำซื้อขายแล้วเสร็จ เพราะนักจัดซื้อมืออาชีพต้องสามารถวิเคราะห์ตลาดของแต่ละสินค้าได้ อาจจะเริ่มจากสินค้ารายการเล็กๆ ก่อนก็ได้ แล้วค่อยๆ ฝึกไป และจะจัดระบบการทำงานได้ดียิ่งขึ้น
ซึ่งทางบริษัท โปรซอฟท์ คอมเทค จำกัด ก็มีระบบบัญชีจัดซื้อที่เชี่ยวชาญ สามารถช่วยนำไปเป็นเครื่องมือในการทำงานให้ง่ายมากขึ้น และยังมีเจ้าหน้าที่คำปรึกษาในส่วนต่างๆ ของจัดซื้อและงานวางระบบบัญชีได้อีกด้วย
