บริหารคลังสินค้ายังไง ให้ดีต่อธุรกิจของเรามากที่สุด?

การจะบริหารคลังสินค้าให้มีสภาพคล่องมากที่สุดนั้นขึ้นอยู่กับ 3 ปัจจัยหลัก ได้แก่ ถูกเวลา (Right Time) ถูกสถานที่ (Right Place) และ ต้นทุนที่เหมาะสม (Right Cost)

เพราะฉะนั้นการวางระบบโลจิสติกส์ที่ดีจึงเป็นตัวช่วยหลักในการสร้าง 3 ปัจจัยเหล่านี้ให้เกิดขึ้น เนื่องจากระบบโลจิสติกส์คือการขนส่งสินค้าจากคลังของเราไปสู่ผู้บริโภค ผ่านระบบกระจายสินค้า ทำให้เกิดต้นทุนการขนส่งไปจนถึงการจัดเก็บสินค้า กลายเป็นต้นทุนที่องค์กรของเราต้องแบกรับ

ดังนั้นองค์กรหรือบริษัทจึงต้องบริหารคลังสินค้าให้ดี มีระบบ เพื่อให้กิจกรรมการขนส่งหรือระบบโลจิสิกส์ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ช่วยลดต้นทุน และทำให้คลังของเราสามารถเก็บและกระจายสินค้าได้ตลอดเวลาโดยไม่ติดขัด และสามารถวางแผนการสั่งซื้อได้ดีอีกด้วย

การมีพื้นที่ในคลังสินค้าเพียงพอต่อความต้องการในการเก็บสินค้าคือสิ่งสำคัญที่สุด เราต้องรู้ปริมาณสินค้าที่จะจัดเก็บ ปริมาณสินค้าที่ส่งออกต่อวัน ลักษณะของสินค้า เพื่อมองหาคลังสินค้าที่มีขนาดและรูปแบบเหมาะสมที่สุด นอกจากนี้อย่าลืมให้ความสำคัญกับอุปกรณ์ที่จะช่วยทำให้การจัดเก็บสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เช่น ชั้นวางสินค้าหรือ Rack เป็นต้น

นอกจากเรื่องของพื้นที่จัดเก็บและอุปกรณ์ที่ใช้ในการลำเลียงสินค้าแล้ว การวางระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้าก็เป็นส่วนที่มองข้ามไม่ได้ ต้องมีการฝึกอบรมและสื่อสารให้แต่ละคนเข้าใจถึงตำแหน่งและหน้าที่ของตัวเอง เพื่อให้พนักงานปรับตัวเข้ากับระบบการทำงานในคลังสินค้าให้ได้มากที่สุด

Warehouse Management System (WMS) คือโปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยบริหารจัดการคลังสินค้าและระบบโลจิสติกส์ของคลังสินค้า ครอบคลุมระบบต่าง ๆ ในคลังสินค้าทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น การรับสินค้า (Receiving) การจัดเก็บ (Putaway) การจัดและการเติมสินค้า (Picking & Replenishment) เป็นต้น

แนวคิดบริหารคลังสินค้าแบบลีนคือการตัดอุปกรณ์ กระบวนการ หรือทรัพยากรที่ไม่จำเป็นออกเพื่อให้เกิดความคุ้มค่าในการจัดการคลังสินค้ามากที่สุด อาจนำระบบ 5S เข้ามาปรับใช้ด้วย เช่น

• การจัดระเบียบและแยกหมวดหมู่ (Sort) โดยทำการคัดแยกสิ่งของ จัดระเบียบ แยกหมวดหมู่สิ่งที่ต้องการและไม่ต้องการ อาจมีการนำเครื่องทุ่นแรงอย่างการใช้บาร์โค้ดเพื่อแยกประเภทเข้ามาช่วย และต้องจัดทางเดินให้โล่ง สะอาด เพื่อให้พนักงานทำงานสะดวก
• จัดพื้นที่ให้เป็นระบบ (straighten) จัดการสิ่งของหรืออุปกรณ์ที่มีการหยิบมาใช้งานบ่อย ๆ ให้เป็นระบบ มีป้ายหรือสัญลักษณ์บอกทางที่ชัดเจน รวมถึงมีข้อตกลงเรื่องการใช้พื้นที่ร่วมกัน เช่น ปิดเครื่องปรับอากาศตั้งแต่เวลา 15.00 น. เป็นต้นไป
• ทำความสะอาดคลังสินค้า (Shine) หลังเสร็จสิ้นการทำงานในแต่ละครั้งควรทำความสะอาดพื้นที่นั้นทันที ไม่จำเป็นต้องปล่อยให้เป็นหน้าที่ของแม่บ้านหรือรอให้จบวัน
• วางมาตรฐานการทำงาน (Standardize) กำหนดมาตรฐานการทำงานที่เป็นระบบ เป็นขั้นตอน และมีความปลอดภัย อาจใช้วิธีอบรมพนักงานให้เข้าใจและติดโปสเตอร์หรือติดป้ายเพื่อให้เกิดการทบทวนระเบียบปฏิบัติอยู่เสมอ
• ส่งเสริมให้ปฏิบัติอย่างต่อเนื่องและติดตามผล (Sustain) ควรทดสอบความรู้และความเข้าใจของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ อาจแบ่งเป็นทุกครึ่งปีหรือทุกปีก็ได้ เพื่อทดสอบว่าพนักงานมีการนำแนวทางที่กำหนดไปปฏิบัติอย่างถูกต้องและเข้าใจมากน้อยแค่ไหน

ที่มา : www.proindsolutions.com