สำหรับงานบัญชี เอกสารรายการค้าต่างๆ ที่ใช้ประกอบการบันทึก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งในทางภาษีแล้วถือว่าสำคัญเป็นที่สุด เพื่อที่จะทำให้สรรพากรยอมรับได้ ปกติแล้วรายการค้าที่เกิดขึ้นมักจะมีเอกสารหลักฐานการทางการเงิน เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
แต่ก็มีรายการบางประเภท ที่มักจะสร้างปัญหาให้แก่ผู้ประกอบการ นั่นคือ #ค่าเดินทาง #ค่ายานพาหนะ เพราะมีทั้งประเภทมีหลักฐานการจ่ายเงินและไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ทำให้เกิดปัญหาในการส่งมอบเอกสารให้แก่ผู้ทำบัญชี เพื่อนำไปบันทึกบัญชี ค่าพาหนะเมื่อมีการจ่ายเงินมักจะมีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
ค่าเดินทาง ค่ายานพาหนะ หลักฐานการจ่ายเงิน
1. รถเมล์ ตั๋วรถเมล์
2. เรือข้ามฟาก ตั๋วข้ามฟาก (แต่บางแห่งไม่มีหลักฐาน)
3. รถไฟฟ้า ใบกำกับภาษี
4. รถไฟ ตั๋วรถไฟ
5. รถโดยสารขนส่งระหว่างจังหวัด ตั๋วรถโดยสาร
6. เครื่องบิน ใบเสร็จรับเงิน
และบางประเภทก็ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
1. ค่ารถแท็กซี่
2. ค่ารถจักรยานยนต์รับจ้าง
3. รถตู้โดยสาร
ในทางปฏิบัติ ผู้ประกอบการคงทราบแล้วว่า ค่าพาหนะดังกล่าวข้างต้นนั้นไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน .... ดังนั้นผู้ประกอบการจำเป็นต้องใช้เอกสารภายในที่จัดทำขึ้นเอง แทนหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
1. ใบเบิกเงิน รายงานการเดินทาง
2. ใบสำคัญจ่าย
3. ใบขออนุมัติ
โดยเอกสารดังกล่าวจะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 ข้อดังนี้
1. ระบุวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เช่น นำสินค้าไปส่งให้ลูกค้า นำเงินไปฝากธนาคาร ไปเสียภาษีที่เขต ฯลฯ
2. รายละเอียดการเดินทาง ระบุต้นทาง ปลายทาง เช่น
2.1 ขาไป: บริษัทไปกรมสรรพากร พื้นที่ 9 200 บาท
2.2 ขากลับ: จากกรมสรรพากร พื้นที่ 9 กลับบริษัท 200 บาท รวมเงิน 400 บาท
3. ต้องได้รับการอนุมัติ (ลายเซ็น)จากผู้มีอำนาจอนุมัติหรือตัวแทนผู้รับมอบอำนาจ
สำหรับหลักฐานการจ่ายเงินที่จะทำให้สรรพากรยอมรับ ให้เป็นรายจ่ายได้คำนวณกำไรสุทธิ ผู้ประกอบการควรต้องให้ความร่วมมือ กับผู้จัดทำบัญชีเพื่อจัดทำรายละเอียดการจ่ายให้ครบถ้วน
ในกรณีของค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินนี้ ผู้ประกอบการอาจเลือกวิธีการหนึ่งวิธีการใดดังต่อไปนี้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้อีกเช่นกัน
1. ทำใบรับเงินให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
2. จ่ายเช็คขีดคร่อม A/C Payee Only โดยทำสำเนาแนบใบสำคัญจ่าย
3. โอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับเงิน นำสำเนาใบโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Pay-in) เป็นหลักฐานพร้อมใบสำคัญจ่าย และหลักฐาน การ หัก ภาษี ณ ที่จ่าย (ในกรณีที่จ่าย 1,000บาทขึ้นไป)
ที่มา : www.wayaccounting.com
