จากอดีตถึงปัจจุบันปัญหาที่ทุกองค์กรจะพบคือ ‘การทุจริต’ โดยจะมีบุคคลที่ส่อแววว่าจะทำการทุจริตไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตามแต่ ซึ่งสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ขององค์กรเป็นอย่างมาก ปัญหาทุจริตจึงเป็นปัญหาที่ไม่ควรมองข้ามเป็นอันขาด ดังนั้นคุณจำเป็นต้องมีผู้ตรวจสอบระบบภายใน ระบบการเงินอยู่เสมอ เพื่อป้องกันช่องว่างที่จะทำให้บุคคลเหล่านั้นฉวยโอกาส ฉะนั้นเราลองมาดูแนวทางการแก้ไขปัญหาต่างๆ อย่างยั่งยืนและได้ประสิทธิภาพมากที่สุดกันดีกว่า
ทำการตรวจสอบอย่างมีระบบจะช่วยให้จบปัญหาได้ไวขึ้นหากมีเรื่องราวเกี่ยวกับการทุจริตมาเข้าหูคุณ อันดับแรกคืออย่าเพิ่งแตกตื่น ให้คุณค่อยๆ สังเกตพฤติกรรม และเริ่มทำแผนการตรวจสอบอย่างระมัดระวัง ไม่ให้ผู้ร้ายรู้ตัว โดยคุณต้องเริ่มจากให้ผู้ตรวจสอบรู้รายละเอียด ความชัดเจนว่าต้องการตรวจสอบเรื่องอะไร ใช้เวลาเท่าไหร่ในการหาหลักฐานต่างๆ โดยแผนการตรวจสอบการทุจริตก็จะคล้ายๆ กับแผนการตรวจสอบ (Audit program) โดยทั่วไป แต่จะเน้นในเชิงบรรยายความในเรื่องที่ต้องลงลึก มีความละเอียดในการตรวจสอบมากกว่า โดยรายละเอียดประกอบด้วย
1.การกำหนดประเด็นหรือเรื่องที่จะตรวจสอบเรียงลำดับก่อนหลัง
2.กำหนดวัน เวลา และวิธีการตรวจสอบในแต่ละเรื่อง และการอ้างอิงเอกสารที่ใช้ตรวจสอบ
7 สัญญาณเตือนการกระทำทุจริตหากมีการทุจริตเกิดขึ้นในองค์กร ส่วนใหญ่มักจะไม่พ้นเรื่องการเงิน การบัญชี เราจึงได้รวบรวม 8 สัญญาณที่เข้าข่ายบ่งชี้ว่าเริ่มจะมีการทุจริตเกิดขึ้นภายในองค์กรของคุณแล้วล่ะ
1.การจ่ายเงินที่ซับซ้อนหลายครั้งจนทำให้เกิดความสับสนในการตรวจสอบ2.แก้ไขตัวเลขราคา ปริมาณ ฯลฯ ในเอกสารสำคัญ
3.จงใจปรับเปลี่ยนสัญญาซื้อขาย
4.มีการปลอมแปลงเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน
5.สั่งซื้อของที่ตนอยากได้แต่ในใบสั่งซื้อคือของที่องค์กรต้องการ
6.ขโมยเอกสารสำคัญภายในไปให้แก่บุคคลที่ 3
7.สั่งซื้อสินค้าที่ไม่จำเป็น ลงรายละเอียดสินค้าราคาแพงเกินจริง
เทคนิคการตรวจสอบที่ทำยังไงก็ได้ผลชัวร์ๆการสุ่มตรวจที่ไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
การสุ่มนี้จะช่วยให้ผู้ที่กระทำความผิดนั้น ไม่ทันได้ตั้งตัวที่จะทำการปลอมแปลงหรือปรับเปลี่ยนเอกสารสำคัญต่างๆ ได้ทันท่วงที
นำข้อมูลทุกอย่างมาทำการเปรียบเทียบ
การเปรียบเทียบข้อมูลจะทำให้ผู้ตรวจเห็นได้ชัดว่ามีการปรับเปลี่ยนข้อมูลทางด้านตัวเลข ฯลฯ หรือไม่
ปัจจัยหลักๆ ที่ทำให้เกิดการทุจริต
ลองย้อนดูว่าองค์กรของคุณมีภาวะเสี่ยงที่จะทำให้เกิดการทุจริตหรือไม่ ซึ่งปัจจัยการทุจริตจะมีด้วยกัน 5 ข้อใหญ่ๆ คือ
1.การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้แก่พนักงานไม่เหมาะสม ไม่มีความเท่าเทียม
2.ไม่มีระบบการควบคุม กำกับงานที่ดี
3.ขาดการติดตามรายงานผลประกอบการต่างๆ เป็นเวลานาน
4.ขาดระบบการตรวจสอบภายในองค์กร
5.บุคคลผู้นั้นมีความโลภ
การทุจริตทุกรูปแบบถือว่าเป็นเรื่องที่ไม่มีใครอยากให้เกิดกับองค์กรของตนเอง ดังนั้นการมีมาตรการที่ดี การตรวจสอบเอกสารสั่งซื้อหรือเอกสารสำคัญอยู่เป็นประจำ จะช่วยทำให้เกิดช่องโหว่ในการทุจริตลดน้อยลง แต่หากปัญหาบางอย่างเกินกำลังที่คุณจะจัดการ ก็คงต้องพึ่งผู้ตรวจสอบบัญชีหรือผู้ตรวจสอบภายในมาช่วยเป็นกองกำลังเสริมอีกแรงแล้วล่ะ
