ใบสั่งขาย (Sale Order) คืออะไร?

ใบสั่งขาย (Sale Order)

หมายถึง การบันทึกรายการสั่งขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นการยืนยันการซื้อสินค้าของลูกค้า เริ่มจากเมื่อลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้า ฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ประวัติการชำระเงิน หรือวงเงินเครดิต เพื่อยืนยันว่าสามารถขายสินค้าให้กับลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่ เมื่อมีการตกลงการซื้อขาย ฝ่ายขายจะเริ่มสร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้ว ระบบจะเข้าไปจองสินค้าให้ แต่ถ้าสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนการสั่งซื้อหรือผลิตต่อไป

ใบสั่งขายจัดทําขึ้นเพื่ออะไร

การจัดทำใบสั่งขายเกิดขึ้นเมื่อทางบริษัทผู้ขายได้ทำเสนอราคาไปให้ลูกค้าโดยการเปิดใบเสนอราคา (ใบ Quotation) เมื่อลูกค้าสนใจในสินค้า จึงได้ได้จัดทำใบสั่งซื้อ (ใบ Purchase Order) ให้กับทางบริษัท อาจมีการลงลายเซ็นเพื่อความแน่นอน

บริษัทที่ขายสินค้าอาจต้องการความแน่นอน จะได้ทำการ เปิดใบสั่งขาย (ใบ Sale Order) ที่จัดทำโดย บริษัทของตัวเอง เพื่อส่งให้ลูกค้ายืนยัน และเมื่อลูกค้าได้รับใบสั่งขาย ได้ทำการลงลายเซ็นแล้วส่งกลับมายังบริษัทผู้ขาย ฝ่ายประสานงานขายก็จะนำเอกสารใบสั่งขายไปเปิดเป็นใบกำกับภาษี(Invoice) ซึ่งสามารถนำไปเปิด ได้ 2 รูปแบบ คือ 1.จ่ายชำระบางส่วน 2.จ่ายชำระแบบเต็มจำนวน เป็นต้น

ประโยชน์ของใบสั่งขาย

1. เพื่อให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อสินค้าที่แน่นอน
2. เพื่อลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อสินค้า
3. ทบทวนรายละเอียดของสินค้าที่ได้สั่งซื้อในใบเสนอราคา (ใบ Purchase Order)
4. บ่งบอกถึงความต้องการในสินค้าที่บริษัทเรามี
5. ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงเอกสารกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายได้ เช่น ใบสั่งซื้อ (ใบ Purchase Order) ใบกับกับภาษี (Invoice) เป็นต้น

คุณลักษณะของใบสั่งขาย

1. สามารถระบุวันที่จัดส่งสินค้าในสินค้าแต่ละรายการเพื่อนำไปจัดทำแผนการจัดส่งสินค้าได้
2. สามารถอ้างอิงใบสั่งขายไปบันทึกเอกสาร Invoice ได้ และใบส่งสินค้า
3. สามารถระบุสัญญาซื้อขายในใบสั่งขายได้ เพื่อให้ระบบทำการปรับปรุงข้อมูล Released Order ในสัญญาซื้อขาย
4. สามารถตั้งค่าให้ระบบบันทึก Invoice โดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกสั่งขายได้
5. ในกรณีที่สั่งซื้อสินค้าที่ไม่มีใน Stock หรือในกรณีที่สินค้าใน Stock ไม่พอขาย

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบสั่งขาย

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบสั่งขาย (Sale Order)
โปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed

จากตัวอย่างของแบบฟอร์มใบสั่งขาย (Sale Order) โปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed จะเห็นได้ว่ารูปแบบฟอร์มจะแสดงรายละเอียดทั้งข้อมูลผู้ขาย, ข้อมูลผู้ซื้อ, เลขที่เอกสาร, วันที่เอกสาร, เงื่อนไขการสั่งขาย, รายละเอียดรายการสินค้า, จำนวนเงินรวม, ภาษีขาย, ลายเซ็น และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องไว้อย่างชัดเจน โดยมีคุณสมบัติที่สามารถอ้างอิงเอกสารจากหน้าจอใบสั่งจอง, รองรับส่วนลดการค้า ได้ทั้ง 2 วิธี คือ ส่วนลดตามสินค้า และ ส่วนลดท้ายบิล นอกจากนี้ยัง สามารถบันทึกส่วนลดได้ 2 รูปแบบ คือ จำนวนเงิน (บาท) และ เปอร์เซ็นต์ (%), สามารถบันทึกใบสั่งขายระบุแผนก และ Job ได้ และมีรายงานรองรับ เป็นต้น >> อ่านเพิ่มเติม <<

ที่มา : www.prosofterp.com, www.pangpond.com