กระบวนการบัญชีหรือวงจรบัญชี คือขั้นตอนในการรวบรวม การประมวลผลและการสื่อสารข้อมูลทางการเงิน รวมไปถึงการบันทึก การจำแนก การสรุปและการตีความข้อมูลทางการเงิน
ข้อมูลทางการเงินจะถูกนำเสนอในรายงานที่เรียกว่างบการเงิน แต่ก่อนที่จะสามารถเตรียมได้ข้อมูลทางการเงินได้นั้น นักบัญชีจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมต่างๆของธุรกิจ นำมาบันทึกและเรียบเรียงข้อมูลเพื่อที่จะนำเสนอในรายงานทางการเงิน
ทั้งนี้ทั้งนั้น วงจรบัญชีไม่ได้จบเพียงแค่การนำเสนองบการเงิน แต่ยังมีอีกหลายขั้นตอนที่ต้องทำเพื่อเตรียมตัวสำหรับรอบบัญชีถัดไป กระบวนการบัญชีหรือวงจรบัญชีนั้นจะมีขั้นตอนอะไรบ้าง มาดูกันค่ะ
1.การระบุและวิเคราะห์ธุรกรรมทางธุรกิจ
กระบวนการบัญชีเริ่มต้นด้วยการระบุและวิเคราะห์ธุรกรรมและเหตุการณ์ทางธุรกิจ ธุรกรรมและเหตุการณ์ทั้งหมดนั้นไม่ได้ถูกป้อนเข้าสู่ระบบบัญชี ในส่วนเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับองค์กรธุรกิจเท่านั้นที่จะถูกป้อนเข้าสู่ระบบไป ตัวอย่างเช่น สินเชื่อส่วนบุคคลที่ทำโดยเจ้าของ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจจะไม่ถูกนำมาบันทึก เฉพาะธุรกรรมที่เกี่ยวข้องจะถูกวิเคราะห์เพื่อดูบัญชีที่ได้รับผลกระทบและจำนวนเงินที่จะต้องบันทึก
ในขั้นตอนแรกนี้ รวมถึงการจัดเตรียมเอกสารทางธุรกิจหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง เอกสารทางธุรกิจใช้สำหรับการบันทึกธุรกรรมต่างๆ
2.การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน
สมุดรายวันคือ การทำบัญชีในรูปแบบของการจดในกระดาษหรือลงบันทึกแบบออนไลน์ ถือเป็นการลงบันทึกทุกธุรกรรมลงในระบบ ซึ่งการทำธุรกรรมทางธุรกิจนั้นมักจะใช้วิธีบันทึกผ่านระบบบัญชีคู่ ซึ่งวิธีนี้จะบันทึกข้อมูลบัญชีที่รวบรวมมาข้อมูลอย่างน้อย 2 บัญชีขึ้นไป (เดบิต และเครดิต) ซึ่งการทำให้วิธีบันทึกเข้าใจได้ง่ายนั้น รูปแบบของบันทึกจะต้องระบุสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่บ่อยครั้ง ได้แก่ ยอดการขาย ยอดการซื้อ ใบเสร็จจากการรับเงินสด และการจ่ายเงินสด ซึ่งกล่าวได้ว่าสมุดรายวันทั่วไปจะมีสิ่งพิเศษที่แตกต่างจากสมุดทั่วไป และนิยมใช้วิธีการบันทึกตามเหตุการณ์เรียงลำดับไล่มา ซึ่งสมุดรายวันนี้ถือเป็นสมุดข้อมูลต้นฉบับของธุรกรรมต่างๆ
3.การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภท ถือเป็นสมุดบัญชีสรุปที่รวบรวมข้อมูลบัญชีต่าง ๆ และแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงทางบัญชีที่เกิดขึ้น ซึ่งถือเป็นผลลัพธ์จากธุรกรรมต่างๆ ที่ผ่านมา และแสดงให้เห็นถึงยอดคงเหลือที่มีอยู่ ซึ่งการผ่านรายการทั้งหมดไปยังบัญชีแยกประเภทนั้น เราจะสามารถคาดการณ์ได้ถึงยอดคงเหลือจากแต่ละบัญชีได้ อาทิ ยอดบันทึกบัญชีเดบิต และเครดิต จะถูกโอนถ่ายไปเป็นบัญชีเงินสดในบัญชีแยกประเภท ซึ่งจะทำให้เราสามารถคำนวณการเพิ่มขึ้นและลดลงของบัญชีเงินสด รวมถึงการสรุปยอดคงเหลือของบัญชีเงินสด
4.งบทดลองก่อนการปรับปรุง
งบทดลองจะมีขึ้นเพื่อทดสอบว่าข้อมูลการเดบิต เครดิตนั้นเท่ากันหรือไม่ ซึ่งยอดรวมของบัญชีทั้งหมดจะถูกแยกออกจากบัญชีแยกประเภท และถูกนำมารวมในรายงานสรุปฉบับเดียวกัน ซึ่งหลังจากนั้นคือ ยอดเดบิตทั้งหมด และยอดเครดิตทั้งหมดจะถูกสรุปยอดบัญชี ซึ่งจะสามารถนำมาเทียบและตรวจสอบได้ โดยยอดทั้งสองอันควรจะต้องเท่ากัน
ทั้งนี้ หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น สิ่งที่จะต้องดำเนินการต่อมาคือการแก้ไขรายการ เพื่อระบุข้อผิดพลาดและแก้ไขสิ่งที่เกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม จุดประสงค์ของการทำงบทดลองนั้น ก็เพื่อที่จะหาผลลัพธ์รวมจากบัญชีต่าง ๆ และยังไม่สามารถนำมาเป็นข้อสรุปหรือลงในบันทึกได้ เพราะข้อผิดพลาดต่าง ๆ ก็อาจจะยังเกิดขึ้นได้แม้ว่าเดบิต และเครดิตจะเท่ากัน เช่น การลงบันทึกซ้ำ หรือการไม่ได้ลงบันทึกบัญชีไว้เลย
5.การปรับปรุงรายการทางบัญชี
การปรับปรุงรายการทางบัญชี ถือเป็นการเตรียมการเพื่อนำไปสู่การบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง โดยในท้ายสุดของการทำงานบัญชีนั้น เราอาจจะพบกรณีมีค่าใช้จ่ายปรากฏแต่ไม่ได้มีการลงบันทึกไว้ในสมุดบัญชี หรือกรณีมีรายได้เข้ามาแต่ไม่ได้ทำบันทึกไว้ ซึ่งการปรับปรุงรายการทางบัญชีจะเป็นการเพิ่มเติมยอดต่าง ๆ ในบัญชีให้เรียบร้อยก่อนที่จะสรุปงบทางการเงินสุดท้ายต่อไป โดยการปรับปรุงรายการทางบัญชีอาจจะพิจารณากรณีมีบัญชีคงค้างจากรายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย การจ่ายล่วงหน้า ค่าเสื่อมราคา และการตั้งสำรอง
6.งบทดลองหลังปรับปรุง
งบทดลองหลังการปรับปรุงอาจทำได้ภายหลังจากมีการปรับปรุงรายการต่าง ๆ และเป็นสิ่งที่จะเกิดขึ้นก่อนสรุปงบทางการเงินสุดท้าย โดยงบทดลองหลังการปรับปรุงจะแสดงให้เห็นว่ายอดเดบิน ตรงกับยอดเครดิตหรือไม่ภายหลังการปรับปรุงงบ
7.งบการเงิน
เมื่อนักบัญชีอย่างเราได้ปรับข้อมูลและเปรียบเทียบข้อมูลต่าง ๆ อย่างครบถ้วนแล้ว ก็จะนำไปสู่การสรุปงบการเงิน ซึ่งถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของระบบการทำบัญชี โดยงบการเงินนั้นจะประกอบด้วย (1) งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (2) งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ (3) งบแสดงฐานะทางการเงิน (4) งบกระแสเงินสด (5) หมายเหตุประกอบงบการเงิน
8.รายการปิดบัญชี
บัญชีกำไรขาดทุนหรือบัญชีชั่วคราว ยกตัวอย่างเช่น บัญชีรายได้นั้น จะมีการปิดบัญชีเพื่อนำไปสู่การทำบัญชีในรอบใหม่ โดยบัญชีกำไรขาดทุนมักจะรวมถึงรายได้ รายจ่าย
ทั้งนี้ การปิดบัญชีจะนำไปสู่การสรุปยอดรวม และการจัดทำบัญชีเงินทุนที่เหมาะสม โดยขอให้พิจารณาว่าการปิดงบบัญชีนั้นควรทำเฉพาะในบัญชีกำไรขาดทุนเท่านั้น ซึ่งบัญชีอื่น ๆ อาทิ บัญชีที่แท้จริง หรือบัญชีถาวร ซึ่งไม่ต้องมีการปิดงบบัญชี
9.การดำเนินการหลังปิดงบบัญชีทดลอง
ในวงจรของงานบัญชีนั้น สิ่งสุดท้ายที่จะต้องดำเนินการคือการเตรียมการสำหรับการปิดบัญชีทดลอง ซึ่งจะเป็นการเปรียบเทียบเดบิต และเครดิต โดยบัญชีกำไรขาดทุนจะสามารถปิดงบได้โดยทันที ขณะที่การเตรียมปิดงบบัญชีทดลองจะเกี่ยวข้องกับบัญชีจริงเท่านั้น
10.การกลับรายการทางบัญชี (ทางเลือกสำหรับการทำบัญชีใหม่)
การกลับรายการทางบัญชีเป็นทางเลือกอีกแบบหนึ่ง โดยเป็นวิธีการเตรียมการสำหรับในช่วงเริ่มต้นของรอบบัญชีใหม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีเป็นไปด้วยความราบรื่นและแม่นยำ โดยวิธีดังกล่าวจะเกี่ยวเนื่องกับรายได้การค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้รับล่วงหน้า และค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ซึ่งวิธีการบันทึกจะกลับกันทั้งหมดจากที่เคยบันทึกไว้ตอนสิ้นงวดที่แล้ว
ทั้งนี้เอง จากวิธีทั้ง 10 ข้อนี้ก็จะสามารถทำให้เห็นได้ถึงวงจรของการทำบัญชี และเป็นภาพรวมที่เกิดขึ้นได้เสมอกับนักบัญชีทุกคน
