อ้างอิงจากประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ.2544 อาศัยอำนาจตามความในมาตรา 7 (1) (2) (3) และ (4) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชีพ.ศ. 2543 อธิบดีกรมทะเบียนการค้าออกประกาศไว้ ดังต่อไปนี้
ข้อ 1 ประกาศนี้เรียกว่า "ประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544"
ข้อ 2 ประกาศนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษา เป็นต้นไป
หมวด 1
ชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ Click
ข้อ 3 ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่เป็นห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัดที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย และกิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากรต้องจัดทำบัญชีดังต่อไปนี้ โดยต้องจัดทำให้ครบถ้วนถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี
(1) บัญชีรายวัน
(ก) บัญชีเงินสด
(ข) บัญชีธนาคาร แยกเป็นแต่ละเลขที่บัญชีธนาคาร
(ค) บัญชีรายวันซื้อ
(ง) บัญชีรายวันขาย
(จ) บัญชีรายวันทั่วไป
(2) บัญชีแยกประเภท
(ก) บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน
(ข) บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย
(ค) บัญชีแยกประเภทลูกหนี้
(ง) บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้
(3) บัญชีสินค้า
(4) บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภทอื่น และบัญชีแยกประเภทย่อยตามความจำเป็นแก่การทำบัญชีของธุรกิจ
หมวด 2
ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี
ข้อ 4 ปกด้านหน้าของสมุดบัญชี หรือแผ่นหน้าของบัญชีกรณีที่บัญชีเป็นแผ่น ต้องมีข้อความดังต่อไปนี้
(1) ชื่อของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ในกรณีที่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีไม่ใช่นิติบุคคลจะใช้ชื่อทางการค้าก็ได้
(2) ชนิดของบัญชี
(3) ลำดับเล่มบัญชีแต่ละชนิดให้ใช้ตัวเลขไทยหรืออารบิค ถ้าบัญชีแต่ละชนิดมีมากกว่าหนึ่งเล่ม ต้องเรียงลำดับเล่ม ต่อเนื่องกัน
ข้อ 5 บัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท และบัญชีสินค้า ต้องมีข้อความและรายการในบัญชีดังต่อไปนี้
(1) ชื่อบัญชี วัน เดือน ปี เลขที่ของเอกสารประกอบการลงบัญชีหรือหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิง รายการบัญชี และจำนวนเงิน
(2) หน้าบัญชีต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิคเรียงลำดับทุกหน้า
(3) รายการในบัญชีที่เป็นจำนวนเงินต้องเป็นหน่วยเงินตราไทย
ข้อ 6 บัญชีแต่ละชนิดดังต่อไปนี้ นอกจากต้องมีรายการตามที่กำหนดไว้ใน ข้อ 5 แล้ว ต้องมีรายการต่อไปนี้ด้วย
(1) บัญชีเงินสด หรือบัญชีธนาคาร ให้มีรายละเอียดการได้มาหรือจ่ายไปซึ่งเงินสด เงินในธนาคาร แต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในเอกสารประกอบการลงบัญชีหรือบัญชีรายวันชนิดหนึ่งชนิดใดแล้ว จะลงรายการรับหรือจ่ายเงินประเภทเดียวกันเป็นยอดรวมก็ได้
(2) บัญชีรายวันซื้อหรือบัญชีรายวันขาย ให้มีรายละเอียด ชนิด ประเภท จำนวน และราคาของสินค้าหรือบริการที่ซื้อขาย แต่ถ้ามีรายละเอียดดังกล่าวในเอกสารประกอบการลงบัญชีหรือทะเบียนใดแล้ว จะลงรายการซื้อหรือขายสินค้าหรือบริการนั้นเป็นยอดรวมก็ได้
(3) บัญชีรายวันทั่วไป ให้มีคำอธิบายรายการบัญชี
(4) บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ให้มีรายละเอียดการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของสินทรัพย์ หนี้สินและทุน โดยให้อ้างชนิดของบัญชีและหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย(5) บัญชีแยกประเภทรายได้และค่าใช้จ่าย ให้มีรายละเอียดที่มาแห่งรายได้หรือ
ค่าใช้จ่าย โดยให้อ้างชนิดของบัญชีและหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย
(6) บัญชีแยกประเภทลูกหนี้หรือบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ให้มีชื่อลูกหนี้หรือเจ้าหนี้การแสดงรายการบัญชีให้มีรายละเอียดการก่อหนี้หรือระงับหนี้ การลงรายการดังกล่าวให้อ้างชนิดของบัญชีและหน้าบัญชีหรือรหัสที่อ้างอิงด้วย
(7) บัญชีสินค้า ให้มีชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ รายละเอียดการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินค้า และจำนวนสินค้านั้น
หมวด 3
ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี
ข้อ 7 กำหนดระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีให้แล้วเสร็จไว้ ดังต่อไปนี้
(1) บัญชีรายวัน ภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่รายการนั้นเกิดขึ้น
(2) บัญชีแยกประเภท ต้องผ่านรายการจากบัญชีรายวันภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้น
(3) บัญชีสินค้า ภายในสิบห้าวันนับแต่วันสิ้นเดือนของเดือนที่รายการนั้นเกิดขึ้นในกรณีที่เป็นบัญชีตาม (2) และ (3) ซึ่งต้องมีการลงรายการยอดคงเหลือ ต้องลงรายการยอดคงเหลือให้แล้วเสร็จภายในหกสิบวันนับแต่วันปิดบัญชี
หมวด 4
เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี
ข้อ 8 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ
(1) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
(2) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคคภายนอก
(3) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง
ข้อ 9 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีตามข้อ 8 ทุกประเภทต้องมีรายการดังต่อไปนี้และมีรายการตามที่กำหนดไว้ในข้อ 10 (1) หรือ (2) หรือข้อ 11 ตามแต่ประเภทของเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีด้วย
(1) ชื่อของผู้จัดทำเอกสารซึ่งอาจใช้ชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสารก็ได้
(2) ชื่อของเอกสาร
(3) เลขที่ของเอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี)
(4) วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร
(5) จำนวนเงินรวม
ข้อ 10 ถ้าเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเป็นเอกสารตามข้อ 8(2) ต้องมีรายการตามที่กำหนดไว้ใน (1) หรือ (2) ด้วยแล้วแต่กรณี คือ
(1) ในกรณีที่เป็นเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน รับฝากเงิน รับชำระเงินหรือตั๋วเงินต้องมีรายการต่อไปนี้
(ก) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร
(ข) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร
(ค) รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน
(ง) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ เว้นแต่ได้ระบุรายละเอียดดังกล่าวไว้ในเอกสารตาม (2) (ค) แล้ว
(จ) ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน เว้นแต่เป็นเอกสารที่จัดทำและส่งมอบด้วย
เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องมืออื่นใดที่ได้ผลในทำนองเดียวกัน
(2) ในกรณีที่เป็นเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินค้าหรือบริการโดยยังมิได้มีการชำระเงินหรือตั๋วเงิน ต้องมีรายการต่อไปนี้
(ก) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร
(ข) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร
(ค) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าหรือ
บริการแต่ละรายการ
(ง) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือผู้รับบริการ
(จ) ลายมือชื่อผู้จัดทำเอกสาร
(ฉ) ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือผู้รับบริการ
ข้อ 11 ถ้าเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเป็นเอกสารตามข้อ 8 (3) ต้องมีรายการต่อไปนี้ด้วย คือ
(1) คำอธิบายรายการ
(2) วิธีการและการคำนวณต่าง ๆ (ถ้ามี)
(3) ลายมือชื่อของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี หรือผู้ใด้รับมอบหมายให้เป็นผู้อนุมัติรายการ
ข้อ 12 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอกต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ
ข้อ13 การลงรายการในบัญชีรายวันและบัญชีสินค้า ต้อง
(1) มีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีทุกรายการและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีนั้นต้องสามารถแสดงความถูกต้องครบถ้วนของรายการบัญชีตามความเป็นจริง และเป็นที่เชื่อถือได้
(2) ใช้เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีตามข้อ 8 ในลำดับ (1) หรือ (2) แล้วแต่กรณีก่อนเว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าวจึงให้ใช้เอกสารในลำดับ (3)
