ในยุค Digital 4.0 วงการบัญชีได้มีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยนักบัญชีในองค์กรให้ทำงานง่าย สะดวก และรวดเร็ว เทคโนโลยี OCR ก็เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่เข้ามาช่วยพัฒนาซอฟต์แวร์บัญชี ให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล โดยการแปลงเอกสารทางธุรกิจอย่าง ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ให้เป็นตัวเลขและตัวอักษรในรูปแบบของดิจิทัล พร้อมทั้งทำการถ่ายโอนไปยังโปรแกรมที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย
OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition (การอ่านอักขระด้วยแสง) หรือ Optical Character Reader (โปรแกรมอ่านอักขระด้วยแสง) OCR คือกระบวนการแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นไฟล์ข้อความอัตโนมัติในรูปแบบดิจิทัล ที่สามารถนำไปประมวลผลและใช้สำหรับค้นหา (Keyword) รวมไปถึงนำไปใช้ในรูปแบบของ Word หรือ Excel ได้ทันที แต่สิ่งที่ OCR ไม่สามารถทำได้ คือการอ่านวัตถุ หรือเข้าใจความหมายของคำนั้น จะเห็นได้ว่า OCR มีประโยชน์ต่อการแปลงไฟล์เอกสารเป็นอย่างมาก เพราะสามารถจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหา อีกทั้งยังเป็นตัวช่วยสำคัญที่เข้ามามีบทบาทในการอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการสแกน จัดเก็บ และค้นหาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เป็นอย่างดีได้อีกด้วย
โปรแกรม OCR หรือซอฟต์แวร์ OCR มีขั้นตอนการทำงานดังต่อไปนี้
1. การรับภาพ ตัวสแกนจะอ่านเอกสารและแปลงเป็นข้อมูลไบนารี จากนั้นซอฟต์แวร์ OCR จะวิเคราะห์ภาพที่สแกนและระบุส่วนที่สว่างเป็นพื้นหลัง และส่วนที่มืดเป็นข้อความ
2. กระบวนการก่อนการประมวลผล ซอฟต์แวร์ OCR จะทำความสะอาดรูปภาพก่อน และลบข้อผิดพลาดออกเพื่อเตรียมรูปภาพสำหรับการอ่าน
3. การรู้จำข้อความ อัลกอริทึมหรือกระบวนการด้านซอฟต์แวร์ OCR หลักสองประเภทที่ซอฟต์แวร์ OCR ใช้ในการรู้จำข้อความเรียกว่าการจับคู่รูปแบบ (Pattern Recognition) และการแยกลักษณะ (Feature Detection) - การจับคู่รูปแบบ (Pattern Recognition) เป็นการตรวจจับตัวอักษรในภาพรวม โดยการแยกภาพ อักขระที่เรียกว่ารูปอักษร และเปรียบเทียบกับรูปอักษรที่จัดเก็บไว้ในลักษณะเดียวกัน การรู้จำรูปแบบจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อรูปอักษรที่จัดเก็บไว้มีแบบอักษรและมาตราส่วนใกล้เคียงกับรูปอักษรที่ใช้ เช่น ตัวอักษร A ระบบจะเปรียบเทียบรูปที่แสกนเข้ามาเทียบกับตัวอักษร A ที่อยู่ในระบบ หากมีลักษณะเดียวกัน ระบบจะระบุได้เลยว่านี่คือตัวอักษร A - การแยกลักษณะ (Feature Detection) การแยกลักษณะจะแบ่งหรือแยกย่อยรูปอักษรออกเป็น คุณสมบัติต่างๆ ได้อย่างละเอียด รวมถึงข้อความที่เป็นการเขียนด้วยลายมือ ระบบก็สามารถจำแนกได้ เช่น เส้น วงปิด ทิศทางของเส้น และจุดตัดของเส้น ความเอียงของตัวอักษร จากนั้นจึงใช้คุณสมบัติเหล่านี้เพื่อค้นหาคู่ที่เหมาะสมที่สุดหรือตำแหน่งข้างเคียงที่ใกล้ที่สุดในบรรดารูปอักษรต่างๆ ที่จัดเก็บไว้
4. กระบวนการหลังการประมวลผล หลังจากการวิเคราะห์ ระบบจะแปลงข้อมูลตัวอักษรที่แยกออกมาเป็นไฟล์ที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์ PDF, Word, Excel
จากที่กล่าวมาข้างต้น Prosoft WINSpeed เราจึงได้นำเอาเทคโนโลยี OCR มาพัฒนาซอฟต์แวร์บัญชีกับโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed เพื่อช่วยจัดการงานเอกสารทางธุรกิจให้กับนักบัญชีให้เป็นเรื่องง่าย โดยการสร้างเอกสารทางบัญชี เพียงแค่แสกนเอกสารอย่าง ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ระบบก็จะสามารถบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรมบัญชีได้ในทันที จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยี OCR มีส่วนช่วยให้นักบัญชีจัดทำบัญชีได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ลดต้นทุนในการเก็บเอกสาร ลดเวลาในการทำงาน และพัฒนาองค์กรของคุณให้เติบโตมีประสิทธิภาพมากที่สุด ตอบโจทย์ธุรกิจในยุคดิจิทัลอย่างสมบูรณ์แบบ
ตัวอย่าง Workflow การทำงาน OCR กับโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeedสามารถอ่าน ฟีเจอร์ใหม่อื่นๆ ของโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed เพิ่มเติมได้ที่ อ่านเพิ่มเติม
ภาพรวมของโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป Prosoft WINSpeed อ่านเพิ่มเติม
สนใจโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed ทดลองฟรี 30 วัน อ่านเพิ่มเติม
ขอบคุณที่มาจาก : https://aws.amazon.com/ , https://www.tfac.or.th
