ใบเสนอราคา หรือ quotation คือเอกสารสำคัญสำหรับนักขาย และเจ้าเอกสารตัวนี้เองก็น่าจะเป็นอะไรที่นักขายทุกคนรู้จักกันดีอยู่แล้ว เรียกได้ว่าเป็นใบเบิกทางไปสู่การปิดดีลการขายเลยก็คงไม่เกินจริงไปนัก อย่างไรก็ตามนักขายจำนวนมากแม้จะรู้ว่าเจ้าใบเสนอราคานั้นหน้าตาเป็นอย่างไร แต่เมื่อต้องทำเองหลายต่อหลายครั้งหากบริษัทไม่ได้กำหนดมาตรฐานเอาไว้ นักขายเองก็มักจะออกใบเสนอราคาโดยไม่มี standard ที่ตายตัว นอกจากนี้ตัวนักขายเองก็อาจจะไม่ได้ใส่ใจกับเจ้าใบนี้เท่าที่ควรด้วย
ใบเสนอราคา quotation คืออะไร?
ใบเสนอราคา คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ที่สนใจจะซื้อสินค้าหรือบริการ ทั้งนี้เพื่อให้รายละเอียดของสินค้า ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ (ถ้ามี) และเอาไว้ใช้ในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้น ๆ นั่นเอง นอกจากนี้ในใบเสนอราคานั้นก็จะมีจำนวนของสินค้า และราคาเบ็ดเสร็จที่ต้องจ่ายรวมมาไว้ให้เลย ทำให้ลูกค้าเห็นภาพรวมของสินค้าที่จะซื้อได้ง่ายมากขึ้น
จะส่งใบเสนอราคาเมื่อไรดี?
โดยมากแล้วใบเสนอราคามักจะถูกส่งเมื่อลูกค้าต้องการให้นักขายอย่างเรา ๆ ส่งใบเสนอราคาให้เพื่อใช้ในการตัดสินใจ หรือดูค่าใช้จ่ายทั้งหมดเกี่ยวกับออเดอร์นี้ แต่ในหลาย ๆ กรณีที่ลูกค้าไม่ได้ร้องขอ นักขายเองก็สามารถที่จะเอ่ยปากเพื่อส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าตัดสินใจได้ด้วยเช่นกัน และสิ่งที่ต้องให้ความสนใจมาก ๆ เลยก็คือเวลาที่ใช้ในการส่งใบเสนอราคาควรจะส่งให้รวดเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากลูกค้าเองก็ย่อมมองหาจากคู่แข่งไปพร้อม ๆ กันด้วยเช่นกัน
อย่างไรก็ตามแม้เวลาในการส่งจะเป็นสิ่งสำคัญ ความถูกต้องของใบเสนอราคาเองนั้นสำคัญยิ่งกว่า เพราะหากมีข้อผิดพลาดแล้วล่ะก็จะทำให้เกิดปัญหาตามมามากมายก่ายกองเลยทีเดียว ดังนั้นแล้วการออกใบเสนอราคาแต่ละครั้งควรให้เวลาตัวเองอย่างพอเพียงในการตรวจสอบข้อผิดพลาดไปพร้อม ๆ กันด้วยเช่นกัน
ใบเสนอราคาที่ดีควรมีอะไรบ้าง?
ทุกครั้งเมื่อนักขายตัดสินใจที่จะออกใบเสนอราคาสักใบหนึ่ง สิ่งสำคัญไม่ใช่แค่รายละเอียดของราคาสินค้าเพียงเท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องของความเป็นมืออาชีพของใบเสนอราคาเองด้วยเช่นกัน หากบริษัทมี template ของ quotation ที่ให้ใช้งานได้เลย กรณีนี้ก็คงไม่มีปัญหาอะไร แต่หากไม่มีแล้วล่ะก็ อะไรบ้างล่ะ ที่ควรมีในใบเสนอราคา
- ราคาสินค้า/บริการ แน่นอนว่าสิ่งสำคัญของใบเสนอราคาก็คือเรื่องของราคาสินค้าที่ลูกค้าอยากรู้นั่นเอง และในหัวข้อของสินค้านั้นก็ควรใส่รายละเอียดของสินค้าที่จำเป็นเข้าไปด้วย จำนวนสินค้าก็เป็นสิ่งที่ต้องระวัง ให้ระบุจำนวนที่ลูกค้าสั่งไว้อย่างครบถ้วน และถ้าให้ดีกว่านั้นในใบเสนอราคาเองก็อาจมีการ breakdown ในเรื่องของราคาให้ด้วย เช่น มีค่าขนส่งไหม VAT และอื่น ๆ
- รายละเอียดบริษัท โดยมากรายละเอียดบริษัทจะต้องประกอบไปด้วย โลโก้บริษัท ที่อยู่บริษัท อีเมล เบอร์โทร และรายละเอียดในส่วนของเลขทะเบียนนิติบุคคล(ถ้ามี)
- พนักงานขายที่รับผิดชอบ อย่าลืมใส่ชื่อพนักงานในใบเสนอราคา รวมไปถึงช่องทางในการติดต่อหาพนักงานขายด้วย เพื่อที่ว่าหากลูกค้าต้องการติดต่อกลับจะสามารถติดต่อได้อย่างสะดวก
- รายละเอียดลูกค้า เป็นรายละเอียดโดยทั่ว ๆ ไปของลูกค้านั้น ๆ เช่น ชื่อลูกค้า ชื่อบริษัทลูกค้า เบอร์โทร อีเมล และรายละเอียดอื่น ๆ ถ้าต้องการ
- ส่วนท้ายเอกสาร ลายเซ็นผู้อนุมัติใบเสนอราคา และช่องลายเซ็นเพื่อให้ลูกค้ายอมรับ รวมไปถึงระบุช่องทางการชำระเงิน และวันหมดอายุของใบเสนอราคานี้ด้วย
ตัวอย่างใบเสนอราคา Quotation ของโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed
ความสำคัญของใบเสนอราคา
- ช่วยประกอบการตัดสินใจให้กับลูกค้า ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการสักอย่าง ก็มักจะมีการขอใบเสนอราคาเพื่อนำมาเทียบกันหลาย ๆ เจ้า ดังนั้นแล้ว quotation นี้จึงมีความสำคัญมาก ๆ สำหรับลูกค้าที่อยู่ในการตัดสินใจ อีกทั้งยังมีรายละเอียดสินค้าและราคาสำหรับใช้ในการอ้างอิงให้อย่างครบถ้วน
- เพิ่มโอกาสซื้อสินค้าของลูกค้า แม้ว่าใบเสนอราคาจะเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและนักขายต่างก็รู้ดี แต่ก็มีพนักงานขายจำนวนไม่น้อยเลยที่ต้องให้ลูกค้าตามใบเสนอราคา และสำหรับบริษัทจำนวนมากหากไม่มีใบเสนอราคาไปให้กับผู้มีอำนาจตัดสินใจพิจารณาแล้วล่ะก็ พวกเขาก็อาจจะต้องตัดสินใจไปเลือกรายอื่นแทน
- เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับผู้ขาย ยิ่งถ้าหากใบเสนอราคามี format การนำเสนอที่ถูกต้อง มีมาตรฐาน ทำออกมาเป็นอย่างดีก็จะส่งผลต่อความเชื่อมั่นของลูกค้าเป็นอย่างมาก
ที่มา : www.veniocrm.com
