การปิดงบการเงิน ถือว่าเป็นหน้าที่ของบริษัทนิติบุคคลทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ที่ต้องจัดทำ พร้อมส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งการปิดงบการเงินหลักๆ ประกอบด้วย 1) ปิดงบรายปี 2) ปิดงบรายเดือน 3) ปิดงบรายไตรมาส (สำหรับกิจการที่อยู่ในตลาดหลักทรัพย์)
แต่กิจการส่วนใหญ่จะให้ความสำคัญกับการปิดงบรายปี โดยหารู้ไม่ว่าการ ปิดงบรายเดือน นั้นสำคัญไม่แพ้กัน เพราะปกตินักบัญชีจะต้องบันทึกข้อมูลบัญชีภาษีต่างๆ เป็นรายเดือนอยู่แล้ว ซึ่งแยกรายละเอียดรายรับ-รายจ่ายออกจากกันอย่างชัดเจน และจัดเก็บเอกสารการจัดซื้อ ใบเสร็จ บิลต่างๆ แยกไว้เป็นหมวดหมู่ให้เรียบร้อย ก็จะช่วยให้นักบัญชีปิดงบรายปีสะดวกและง่ายขึ้น รวมถึงกิจการยังใช้ประโยชน์จากการปิดงบรายเดือนได้อีกด้วย
การปิดงบการเงิน คือการปิดรายการต่างๆ ที่มีการบันทึกบัญชีไปแล้วตามงวดระยะเวลาที่ต้องการดำเนินการจัดทำโดยนักบัญชีตำแหน่งสมุห์บัญชี ผู้จัดการแผนกบัญชี ผู้ทำบัญชีที่เป็นพนักงานของกิจการ หรือส่วนใหญ่ก็จ้างสำนักงานบัญชีปิดงบการเงินให้
โดยมีทั้งปิดงบรายเดือนและปิดงบรายปี ซึ่งมีความแตกต่างกันดังนี้
– ปิดงบการเงินรายปี ปิดงบรายปี หรือปิดบัญชีรายปี จะต้องปิดงบการเงินตามที่กฎหมายกำหนดคือปีละ 1 ครั้ง โดยใช้ข้อมูลจากการจัดทำบัญชีแสดงรายรับ-รายจ่ายของกิจการตลอดทั้งปี และดำเนินการโดยนักบัญชีตำแหน่งสมุห์บัญชี ผู้จัดการแผนกบัญชี ผู้ทำบัญชี เป็นพนักงานประจำของบริษัท
แต่ถ้าเป็นบริษัทเปิดใหม่ บริษัทขนาดเล็ก หรือยังไม่มีเงินทุนมากพอในการจ้างพนักงานบัญชี ก็นิยมจ้างสำนักงานบัญชีในการปิดงบการเงิน รวมถึงบริการด้านทำบัญชีและภาษีอื่นๆ ด้วยในคราวเดียวกัน
– ปิดงบการเงินรายเดือน ปิดงบรายเดือน หรือปิดบัญชีรายเดือน คือการปิดงบการเงินรายเดือนทุกเดือน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด งบทดลอง โดยสรุปรายละเอียดของบัญชีทั้งหมด 5 บัญชี ประกอบด้วย
1.สินทรัพย์
2.หนี้สิน
3.ส่วนของเจ้าของ (ทุน)
4.รายได้
5.ค่าใช้จ่าย
โดยการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน สมุดเงินสด สมุดซื้อสินค้า สมุดขายสินค้ารายการภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย สมุดรายได้ค่าบริการ สมุดรายได้ขายสินค้า ค่าใช้จ่ายประจำเดือน ค่าใช้จ่ายอื่น และค่าธรรมเนียมต่างๆ โดยผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเพื่อจัดทำงบทดลอง เมื่อครบ 3 เดือน จะแสดงตัวเลขเป็นรายไตรมาส หรือราย 6 เดือน
ทั้งนี้ การปิดงบรายเดือน ยังถือว่าเป็นตัวเลขที่ไม่ถูกต้องสมบูรณ์เท่ากับปิดงบการเงินรายปี แต่การปิดงบรายเดือนนี้ จะทำให้ทราบผลประกอบการภายในเดือนนั้นๆ ซึ่งมีประโยชน์กับผู้บริหารในการใช้เป็นข้อมูลเพื่อตัดสินใจในอนาคตได้ อีกทั้งการปิดงบรายเดือนยังทำให้ผู้บริหารทราบผลประกอบการที่จะนำไปใช้ในการวางแผนทางการตลาด และวางแผนภาษีได้อย่างแม่นยำมากขึ้นอีกด้วย
ตามหลักการปิดงบรายเดือน สิ่งที่เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจะต้องจัดทำและนำส่งรายเดือนให้กับกรมสรรพากรนั้น จะครอบคลุมงานต่างๆ ดังนี้
1.หัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่มที่รับจากคู่ค้าต่างประเทศของแต่ละเดือน ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (กรณียื่นออนไลน์สามารถต่อเวลาไปได้อีก 7 วัน)
– ภ.ง.ด.1 แบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย จากเงินเดือน
– ภ.ง.ด.3 แบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย กรณีผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นบุคคลธรรมดา
– ภ.ง.ด.53 แบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย กรณีผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นนิติบุคคล
– ภ.ง.ด.54 และ ภ.พ.36 แบบแสดงรายการการหักภาษี ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่มเกี่ยวกับการทำธุรกรรมกับต่างประเทศ (ถ้ามี)
2.แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และนำส่งสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
3.กรอกแบบแสดงรายการประกันสังคมและนำส่งประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
การปิดงบการเงิน หรือการปิดบัญชี จะทำการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป แล้วผ่านไปยังบัญชีแยกประเภท ที่จะทำให้เห็นการเปลี่ยนแปลงบัญชีที่เกิดขึ้น ว่ามีการทำธุรกรรมอะไรบ้างในระยะเวลาที่ผ่านมา มียอดเหลือเท่าไรบ้าง ทั้งบัญชีเดบิตและเครดิต เพื่อจัดทำงบทดลองต่อไป
ทั้งนี้ การจัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง เป็นการทดสอบความเท่ากันของข้อมูลเดบิตและเครดิตทั้งสองฝั่ง ว่าเท่ากันหรือไม่ เนื่องจากเวลารวมยอดบัญชีทั้งหมดจะถูกออกจากบัญชีแยกประเภทแล้วค่อยถูกนำมารวมในรายงานสรุปฉบับเดียว เพื่อให้แก้ไขได้ง่ายหากมีข้อผิดพลาด
และหลังจากทำการปรับปรุงข้อมูลและเปรียบเทียบข้อมูลต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายของระบบบัญชีคือการทำงบการเงิน แล้วจึงเข้าสู่กระบวนการปิดบัญชี ซึ่งเป็นการทำบัญชีกำไรขาดทุนหรือบัญชีชั่วคราว เพื่อนำไปสู่การทำบัญชีในรอบใหม่และการสรุปยอดรวม โดยต้องพิจารณาว่าจะปิดบัญชีเฉพาะกำไรขาดทุนหรือว่าบัญชีอื่นด้วย
การปิดงบรายเดือน มีประโยชน์ต่อกิจการหลายด้านด้วยกัน ดังนี้
1.ใช้ข้อมูลการปิดงบรายเดือน มารวมกันและคำนวณว่ากิจการมีผลกำไรหรือขาดทุนในเดือนนี้เป็นอย่างไร เพื่อใช้ในการช่วยตัดสินใจการดำเนินการในอนาคตได้
2.ทำให้ทราบข้อมูลบัญชีหลายๆ ด้านในภายกิจการ เพื่อใช้ในการวางแผนในอนาคตได้ เช่น
– สินทรัพย์ของกิจการมีเพียงพอกับการใช้งานในกิจการหรือไม่
– กิจการมีสภาพคล่องทางการเงินมากน้อยเพียงใด
– ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายของกิจการ
– งบกำไรขาดทุนประจำเดือน ทำให้ทราบผลประกอบการภายในเดือนนั้นๆ
3.ช่วยให้ข้อมูลรายเดือนมีความถูกต้อง ครบถ้วน และง่ายต่อการปิดงบรายปี
ท้ายที่สุดแล้วบริษัทนิติบุคคลจำเป็นต้องปิดงบรายเดือนให้ครบทุกเดือน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นเครื่องช่วยในการตัดสินใจวางแผนการดำเนินงานของกิจการ ตลอดจนทำให้ปิดงบรายปีได้ง่ายและแม่นยำยิ่งขึ้น
