การทำธุรกิจซื้อ-ขายสินค้าหรือให้บริการ ปัญหาหลักๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างเจ้าหนี้และลูกหนี้ คือ เรื่องของการติดตามหนี้ ติดตามยอดค้างชำระ หรือการที่ไม่ชำระเงินตามกำหนด เพื่อให้สามารถติดตามยอดและตรวจสอบสถานะหนี้ของลูกหนี้ จึงต้องมีระบบอย่างบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) เข้ามาช่วยแก้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ แล้วจะมีวิธีการอย่างไรนั้น มาดูกันได้เลย
">ก่อนอื่น เรามาดูความหมายของบัญชีเจ้าหนี้ และ บัญชีลูกหนี้กันก่อนนะคะ
บัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) คือบัญชีที่ธุรกิจใช้บันทึกยอดเงินที่ต้องจ่ายให้แก่ซัพพลายเออร์หรือผู้ขายสินค้าหรือบริการในอนาคต ซึ่งยังไม่ได้ชำระเงิน ณ เวลานั้น โดยการทำธุรกรรมนี้มักเกิดขึ้นเมื่อธุรกิจสั่งซื้อสินค้า วัสดุ อุปกรณ์ หรือบริการต่าง ๆ โดยไม่ได้จ่ายเงินทันที แต่จะทำการชำระเงินตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
ความสำคัญของบัญชีเจ้าหนี้
บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) คือบัญชีที่ธุรกิจใช้บันทึกยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระให้กับธุรกิจหลังจากที่ธุรกิจได้ขายสินค้าหรือให้บริการแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการชำระเงินในขณะนั้น เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุลของธุรกิจที่คาดว่าจะได้รับเงินในระยะเวลาอันสั้น
ความสำคัญของบัญชีลูกหนี้
เป็นระบบที่ใช้บันทึกรายการจ่ายชำระหนี้เจ้าหนี้ โดยเมื่อทางเจ้าหนี้มีการจัดส่งใบวางบิลมาทางบริษัท สามารถบันทึกข้อมูลการรับวางบิลเข้าในระบบ จากนั้นถ้าต้องการจัดทำเอกสารและเช็คเพื่อให้ผู้บริหารอนุมัติรายการจ่ายก็สามารถนำเอกสารการรับวางบิลอ้างอิงไปบันทึกเตรียมเอกสารจ่ายชำระหนี้ได้ เมื่อถึงกำหนดวันจ่ายชำระก็บันทึกรายการ เพื่อลดยอดหนี้ของเจ้าหนี้ นอกจากนี้กรณีที่เริ่มใช้โปรแกรมสามารถบันทึกข้อมูลเจ้าหนี้ยกมา เพื่อให้มีผลต่อการ์ดเจ้าหนี้และหากมีค่าใช้จ่ายอื่นที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายหลักของกิจการเกิดขึ้น แต่ต้องการตั้งเจ้าหนี้นั้น ก็บันทึกรายการที่ระบบจ่ายชำระหนี้ได้เช่นเดียวกัน
เป็นระบบที่ใช้บันทึกรายการรับชำระหนี้ โดยสามารถจัดทำใบวางบิลเพื่อส่งให้ลูกค้า จากนั้นเมื่อถึงกำหนดวันบชำระหนี้ หากต้องการจัดทำใบเสร็จรับเงินเพื่อไปเก็บเงินจากลูกค้าแต่ยังไม่ทราบราย ละเอียดการรับชำระสามารถจัดทำ ใบเสร็จรับเงิน (ก่อนรับเงิน) จากระบบได้ โดยจะยังไม่มีการตัดยอดหนี้จนกว่าจะบันทึกรับชำระหนี้ และโปรแกรมยังสามารถเก็บประวัติการติดตามหนี้ การ Blacklist การ Cancel Blacklist เพื่อช่วยในการควบคุมลูกหนี้อีกด้วยนอกจากนี้กรณีที่เริ่มใช้โปรแกรมสามารถบันทึกข้อมูลลูกหนี้ยกมาเพื่อให้มีผลต่อการ์ดลูกหนี้ และหากมีรายได้อื่นที่ไม่ใช่รายได้หลักของกิจการเกิดขึ้น แต่ต้องการตั้งลูกหนี้การค้านั้นก็บันทึกรายการที่ระบบรับชำระหนี้ได้เช่นเดียวกัน
สรุป การจัดการบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพช่วยธุรกิจในการรักษาสภาพคล่องทางการเงินโดยการบริหารจัดการการจ่ายเงินและการรับเงินอย่างเหมาะสม ธุรกิจสามารถวางแผนการใช้จ่ายและการลงทุนได้ดีขึ้น ลดความเสี่ยงในการเกิดหนี้เสียและการชำระเงินล่าช้า นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในสายตาของผู้ขายและลูกค้า ทำให้สามารถเจรจาต่อรองเงื่อนไขทางการเงินที่ดีกว่า และส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาว
หากคุณสนใจ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) และ ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) ในโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed สามารถลงทะเบียนใช้งานได้ที่ www.prosoftwinspeed.com
