มีขั้นตอนการดังนี้
ระบบ Letter Of Credit
มีไว้สำหรับรองรับธุรกิจที่มีการซื้อขายสินค้าระหว่างประเทศโดยใช้ตราสาร L/C
ในการชำระค่าสินค้า
LC
เป็นเครื่องมือทางการเงินชนิดหนึ่งที่ใช้ในการชำระเงินค่าสินค้าในการซื้อขายสินค้าระหว่างประเทศ
โดยที่ธนาคารผู้เปิดแอลซีมีภาระที่จะชำระค่าสินค้าให้กับผู้ขายสินค้า
การที่ธนาคารยินยอมเปิดแอลซีให้กับลูกค้าหรือผู้ซื้อเท่ากับธนาคารมีภาระผูกพันที่จะชำระ
ค่าสินค้านั้นด้วย
การนำแอลซีมาใช้ในการค้าระหว่างประเทศนั้น
ช่วยให้การซื้อขายสินค้าระหว่างประเทศและการชำระเงินมีความสะดวกมากขึ้น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ผู้ซื้อและผู้ขายยังไม่มีความมั่นใจซึ่งกันและกันในด้านการเงิน
ภาษา การใช้เงินตราต่างสกุลกัน และประเพณีการค้าที่แตกต่างกัน
แอลซีสามารถปกป้องผู้ซื้อให้ได้รับการปฏิบัติตามสัญญาด้วยการระบุระยะเวลา
และเงื่อนไขที่แน่ชัดที่ผู้ขายต้องปฏิบัติก่อนที่จะได้รับชำระเงิน เช่น
วันที่ส่งสินค้า , รายละเอียดของสินค้า เอกสิทธิต่าง ๆ และเงื่อนไขอื่น ๆ
ในขณะเดียวกัน แอลซีก็ปกป้องผู้ขายสินค้าในการได้รับชำระเงิน
โดยการที่ธนาคารผู้เปิดแอลซีรับผิดชอบในการชำระเงินให้กับผู้ขายหากผู้ขายปฏิบัติถูกต้องตามเงื่อนไขต่าง
ๆ ที่แอลซีระบุไว้ โดยทั่ว ๆ ไป แล้วแอลซีมีผู้เกี่ยวข้องด้วยกัน 4 ฝ่าย คือ
ผู้ซื้อ, ธนาคารผู้เปิดแอลซี, ผู้ขาย และธนาคารผู้แจ้งแอลซี
หลังจากที่ผู้ส่งออกส่งสินค้าไปต่างประเทศแล้ว จะต้องรวบรวมและจัดเตรียมเอกสารส่งออก ตามเงื่อนไขและข้อตกลงของแอลซี เพื่อยืนยันต่อธนาคารภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยยื่นเอกสารทั้งหมดกับแอลซีต้นฉบับและแบบฟอร์มใบคำขอยื่นเอกสารเพื่อขอขึ้นเงิน เมื่อได้รับเอกสารตามที่ยื่นมา ธนาคารจะให้บริการตรวจความถูกต้อง ครบถ้วน และ สมบูรณ์ของเอกสารกับแอลซีต้นฉบับ และแจ้งผลการตรวจให้ทราบก่อนที่จะส่งเอกสาร ดังกล่าวไปเรียกเก็บเงินกับธนาคารผู้เปิดแอลซี
ขั้นตอนการบันทึกรายการ
1. บันทึกรายการขายสินค้าโดยการขายเชื่อที่ระบบ Sale
Order > SO Data Entry > เมนูขายเชื่อหลังจากที่ได้รับเอกสาร L/C
จากธนาคารผู้ซื้อ เป็นผู้ออก L/C ให้นำมาบันทึกรายการที่ระบบ Letter Of Credit >
LC Data Entry > Letter of Credit เพื่อบันทึกเอกสาร L/C
ที่เป็นการยืนยันการชำระค่าสินค้า และ
ระบุระยะเวลาในการขึ้นเงินและรายละเอียดลูกหนี้
และรายละเอียดสินค้าที่ได้เปิดการซื้อขายกันระหว่างประเทศ
-บันทึกรายการขายสินค้าที่ระบบ
Sale Order > SO Data Entry > เมนูขายเชื่อ เมื่อได้รับการเอกสาร L/C
เพื่อยืนยันการซื้อสินค้าแล้ว
-การบันทึกขายสินค้าจะมี Rate อัตราแลกเปลี่ยนระหว่างประเทศมาเกี่ยวข้องซึ่งรูปแบบการกำหนดตาม อัตราแลกเปลี่ยนแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้ โดยทำการบันทึกที่ Tab Rate
- จากนั้นบันทึกรายการระบบ Letter of Credit > LC Data Entry > Letter of
Credit
> การบันทึกที่หน้าต่างนี้ในส่วนรหัสสินค้าเป็นเพียงการบันทึก
รายละเอียดรหัสสินค้าเท่านั้นซึ่งไม่มีผลต่อ Stock สินค้า
> ช่อง Expire
date การบันทึกที่หน้าต่างนี้เป็นการบันทึกในส่วนของเอกสารที่ได้รับจากผู้ซื้อ
หรือธนาคารผู้ซื้อเพื่อกำหนดวันนำ L/C ขึ้นเงิน
ซึ่งจะมีให้กำหนดวันหมดอายุของเอกสารฉบับนี้ในการนำขึ้นเงิน
> ช่อง Bank
ระบุธนาคารที่จะนำขึ้นเงิน ซึ่งธนาคานี้จะระบุเป็นธนาคารเกี่ยวข้องกับการออก L/C
2. เมื่อถึงกำหนดระยะเวลานำ L/C ไปขึ้นเงินกับธนาคารให้มาบันทึกที่ ระบบ Letter of
Credit > LC Data Entry > Packing Credit
เพื่อบันทึกรายการทางระบบบัญชีและตัดการชำระหนี้เอกสาร L/C
ตามระยะเวลาที่ได้กำหนดการขึ้นเงินไว้ในตราสาร L/C ซึ่งจะมีค่าอากร,
ค่าธรรมเนียมธนาคารและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้นในการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ
- Tab Detail มีขั้นตอนการบันทึก ดังนี้
1. อ้างอิง เอกสารจากหน้าต่าง
Letter Of Credit ที่ช่อง L/C No. มาทำรายการ ด้วยการ click ที่ปุ่ม drop down
โปรแกรมจะอ้างอิงเอกสารมาให้
2. บันทึกค่าธรรมเนียมธนาคาร, ดอกเบี้ยจ่าย,
ค่าอากร และค่าใช้จ่ายอื่นๆ
3. ช่อง Packing Credit Amount
ให้ระบุยอดเงินที่ได้บันทึกขายไป ที่หน้าเมนูขาย ยอดเงินบาทที่แปลงเป็นเงินบาทไทย
เท่านั้น จากนั้นจะได้ผลลัพธ์ที่จะได้รับเงินคือ
นำยอดเงิน Packing Credit
Amount หัก ยอดค่าใช้จ่ายคือ ค่าธรรมเนียมธนาคาร, ดอกเบี้ยจ่าย, ค่าอากร
และค่าใช้จ่ายอื่นๆ เท่ากับ เงินโอน ที่จะได้รับเข้ามา ตามเอกสารหน้า L/C
ที่ได้เปิดกันและได้ยืนยันเอกสารที่ได้รับจากการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ
- Tab Transfer In ให้นำยอดเงินที่จะได้รับมาบันทึกรายการเงินโอน
-Tab GL แสดงผลการ Post GL
> การบันทึกค่าธรรมเนียม,ค่าอากร
และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ในหน้าต่างนี้ จะมีผลต่อระบบ GL ทันที
ซึ่งเมื่อไปบันทึกรายการรับชำระหนี้โปรแกรมจะ ทำการปรับปรุงรายการ Packing Credit
ให้อีกครั้ง
3. เมื่อบันทึกรายการตามข้อที่ (3) เรียบร้อยให้ไปบันทึกรายการที่ระบบ Account
Receivable > AR Data Entry > เมนูรับชำระหนี้
โดยอ้างอิงเอกสารขายเชื่อมาบันทึกรายการรับชำระหนี้ และ อ้างอิงเอกสาร L/C จาก Tab
P/C มาบันทึกรับชำระหนี้ด้วย L/C
- Tab Detail
อ้างอิงเอกสารจากการบันทึกขายเชื่อมากบันทึกรายการก่อน
- Tab P/C อ้างอิงเอกสารจากหน้าต่าง Packing Credit มาเพื่อบันทึกรายการ Receive
- Tab Receive โปรแกรมจะแสดงยอดที่อ้างอิงมาจากเอกสาร ขายเชื่อด้านเครดิต และจาก Packing Credit ด้านเดบิต ให้
- Tab GL
> โปรแกรมจะทำการปรับรายการจากที่ได้ เครดิต Packing Credit
ไว้ที่เมนู Packing Credit เป็น เดบิต Packing Credit และ เครดิต ลูกหนี้
เพื่อตัดรายการลูกหนี้จากการ์ดลูกหนี้ให้
