4 ข้อหหลักการทำความเข้าใจและวิเคราะห์รายการทางบัญชีอย่างมืออาชีพ
ระบบบัญชีที่ดีจะต้องบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจต่างๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าจะสามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างครบถ้วนและเชื่อถือได้เพื่อนำไปจัดทำ
งบการเงิน ธุรกรรมทางธุรกิจคืออะไร? ธุรกรรมทางธุรกิจจะมุ่งเน้นเกี่ยวกับกิจกรรมหรือเหตุการณ์ที่สามารถประเมินได้ในแง่ของตัวเงิน และส่งผล
กระทบต่อสถานะทางการเงินในการทำธุรกิจ ธุรกรรมทางธุรกิจล้วนมีผลกระทบต่อองค์ประกอบทางบัญชีไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของ
ทุน รายได้หรือค่าใช้จ่าย ทั้งนี้ ธุรกรรมอาจจำแนกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ รายการแลกเปลี่ยนและรายการที่ไม่มีการแลกเปลี่ยน ซึ่งรายการ
แลกเปลี่ยนเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนทางกายภาพ เช่น การซื้อ การขาย การรับชำระจากลูกหนี้ และการจ่ายชำระเงินต่างๆ ขณะที่รายการที่ไม่มี
การแลกเปลี่ยน คือ กิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนทางกายภาพ แต่อาจมีการเปลี่ยนแปลงหรือส่งผลกระทบต่อมูลค่าของค่าเงิน เช่น
การสึกหรอของอุปกรณ์ ค่าเสียหายจากอัคคีภัยหรือ การเสียหายจากพายุ เป็นต้น เพื่อให้ธุรกรรมทางธุรกิจเข้าหลักเกณฑ์ มีความน่าเชื่อถือ
และสามารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน กิจกรรมหรือเหตุการณ์ในธุรกิจจะต้องประกอบด้วย 4 วิธีดังนี้
1.เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง การแบ่งแยกระหว่างแนวคิดทั่วไปกับสมมติฐานทางบัญชีออกจากกันอย่างชัดเจนจะช่วยให้เห็นภาพเกี่ยวกับการทำรายการของธุรกิจในภาพรวม
และสิ่งที่เป็นการดำเนินการของเจ้าของบริษัท (ซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่งราย)
โดยสมมติว่ามีนาย A ซึ่งเป็นเจ้าของบริษัท A โปรดักชั่น ซื้อรถยนต์เพื่อใช้ส่วนตัวโดยใช้เงินของตัวเอง สิ่งเหล่านี้จะไม่ถูกบันทึกในรายการ
ของบริษัท ด้วยเหตุผลว่า ทั้งหมดนี้ไม่ได้เกี่ยวอะไรกับการทำธุรกิจแม้แต่น้อย
แต่ถ้าบริษัทดังกล่าวซื้อรถบรรทุกส่งของ สิ่งนี้ต่างหากจะถูกบันทึกในรายการธุรกิจของบริษัท หรืออีกตัวอย่างหนึ่ง หากนาย B ลงทุนเงิน
ตัวเงินกว่า 500,000 บาทในบริษัท สิ่งนี้จะถูกบันทึกในรายการของบริษัทได้หรือไม่
โดยสิ่งสำคัญคือการตั้งคำถามว่า “สิ่งนี้จะเกี่ยวกับบริษัทไหม” และหากใช่ ก็สามารถกล่าวได้ว่าเป็นรายการธุรกิจโดยตรง โดยนึกเสมอว่าธุรกิจต่างๆ
ควรจะถูกมองให้เป็นธุรกิจ และแยกธุรกรรมอื่น ๆ ที่เหล่าเจ้าของบริษัทต่างนำเงินไปใช้เพื่อตัวเอง
2.มีลักษณะทางการเงิน (ในจำนวนเงินที่ชัดเจน) รายการต่างๆจะต้องเกี่ยวข้องกับมูลค่าทางการเงิน ซึ่งหมายถึงจำนวนเงินที่ชัดเจนในการระบุองค์ประกอบต่าง ๆ หรือจำนวนเงินที่มีผลกระทบ
ต่อบัญชี ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A โปรดักชั่น ได้ให้บริการบันทึกวีดิโอ และคาดหวังที่จะได้รับเงินค่าตอบแทน 300,000 บาทภายใน 10 วัน
ซึ่งกรณีนี้จะเห็นได้ชัดเจนว่า รายได้ของบริษัทและเงินที่จะได้รับจะอยู่ที่ 300,000 บาท เพียงแค่คำสั่งซื้อของลูกค้าไม่ถือว่าเป็นธุรกรรมทาง
ธุรกิจที่สามารถบันทึกได้ ควรมีการขายหรือการให้บริการตามจริงก่อนเพื่อให้บริษัทมีรายได้
3.มององค์ประกอบทางธุรกิจให้เป็นคู่ขนานกัน
ทุก ๆ รายการต่างมีผลลัพธ์ที่คู่ขนานกัน ซึ่งมูลค่าของเงินที่ได้รับ ก็จะนำไปสู่การประเมินมูลค่าของสิ่งที่จะต้องจ่าย เช่นเดียวกับการมีเดบิต
ก็จะต้องมีเครดิตควบคู่กัน สิ่งนี้ถือเป็นแนวคิดของระบบบัญชีคู่ที่เราทราบกันดี ยกตัวอย่างเช่น บริษัท A โปรดักชั่น ได้ซื้อโต๊ะกับเก้าอี้มูลค่า
30,000 บาท โดยบริษัทได้รับโต๊ะและเก้าอี้ ซึ่งถือเป็นการเพิ่มมูลค่าสินทรัพย์ (เพิ่มในส่วนของอุปกรณ์สำนักงาน) ในขณะเดียวกัน บริษัท
จ่ายเงินสดเป็นค่าสิ่งของออกไป สิ่งนี้นำไปสู่การลดมูลค่าทางสินทรัพย์ (ลดในส่วนของเงิน)
4.การสนับสนุนด้วยหลักฐานและเอกสารต่าง ๆ สำหรับการบัญชีที่ดีและแนวปฏิบัติสำหรับการควบคุมภายในนั้น ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องได้รับการสนับสนุนในด้านหลักฐานและเอกสารที่มี
แหล่งที่มาซึ่งถือเป็นพื้นฐานในการจดบันทึกรายการในบัญชีรายวัน เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกรายการ ได้แก่ ใบเสร็จตัวจริงที่ออกให้เมื่อได้
รับเงินใบแจ้งหนี้สำหรับรายการขายต่างๆ ใบสำคัญการจ่ายเงินสำหรับเงินสด สถานะของบัญชีจากบริษัทเจ้าหนี้ ใบแจ้งหนี้จากเจ้าหนี้ ตั๋วสัญญา
ใช้เงินและเอกสารอื่นๆ ทางธุรกิจ สิ่งแรกที่นักบัญชีควรดำเนินการคือการรวบรวมหลักฐานและเอกสารที่มีแหล่งที่มาต่าง ๆ และพิจารณาถึงผลกระทบ
ของธุรกรรมทางธุรกิจต่อบัญชีของบริษัท ซึ่งหลังจากนั้นนักบัญชีสามารถบันทึกการทำธุรกรรมผ่านรายการรายวันได้
