ทำไมถึงต้องนำโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปมาใช้ในธุรกิจยุคปัจจุบัน?

เนื่องจากการทําบัญชีด้วยระบบมือใช้เวลาในการทําบัญชีค่อนข้างนาน ผู้บริหารกิจการได้รับข้อมูลรายงานทางการเงินล่าช้า อาจทําให้ กิจการไม่สามารถตัดสินใจในการบริหารได้ทันท่วงที หรือตัดสินใจผิดพลาดได้ ดังนั้นในยุคปัจจุบันซึ่งเป็นยุคของการแข่งขันที่ค่อนข้างรุนแรง กิจการโดยส่วนใหญ่จึงมีการนําคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดทําบัญชีมากขึ้น นั่นก็คือ โปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชี แน่นอนว่าการนำโปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้จะช่วยให้การจัดทําบัญชีนั้นเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น สามารถตอบสนองความต้องการของกิจการได้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเอกสารและรายงานต่างๆทางบัญชี เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบวางบิล ใบรับสินค้า รวมถึงการทำสต็อกสินค้า การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท การเรียกดูงบทดลอง และรายงานทางการเงิน สามารถลดระยะเวลาในการจัดทําบัญชีลงได้ รวมถึงการที่ผู้บริหารได้รับข้อมูลรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง รวดเร็ว ทันต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร ทําให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยการใช้โปรแกรมสําเร็จรูปทางการบัญชี บริษัทผู้ผลิตโปรแกรมจะมีการคิดค้นและพัฒนาเพื่อให้โปรแกรมใช้งานได้ง่ายและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานได้มากที่สุด

การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี ผู้ใช้งานไม่ต้องมีความรู้ทางการบัญชีมากนัก เพราะบริษัทที่มีการพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปออกมาจำหน่าย พยายามพัฒนาโปรแกรมของตนเอง ให้มีความสามารถในการทำงานที่ครบถ้วน ง่ายต่อการใช้งานมากที่สุด

ความแตกต่างระหว่างการจัดทำบัญชีด้วยระบบมือและโปรแกรมสำเร็จรูป

ปัจจัยในการเลือกโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

โดยวัตถุประสงค์ของการใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป คือ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดทำบัญชี ช่วยให้การจัดทำบัญชีมีความรวดเร็ว สามารถประหยัดกำลังคน และกำลังทรัพย์ของกิจการด้วย นอกจากนั้นปัจจัยในการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่กิจการควรคำนึงถึง มีหลายประการ เช่น

ที่มา : สุภาภรณ์ คงสวัสดิ์ มหาวิทยาลัยกรุงเทพ, พัฒนพงศ์ สุวรรณชาต บริษัท ฟิลไทย จำกัด