ก่อนอื่น เรามาทำความรู้จักกับ “ค่าใช้จ่ายทางภาษี” ก่อนนะคะ สำหรับ “ค่าใช้จ่ายทางภาษี” คือ ค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายเงินออกไป โดยมีหลักฐานการจ่ายเงินถูกต้อง และและบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายในรอบบัญชีที่เกิดขึ้น โดยกฎหมายอนุญาตให้นำค่าใช้จ่ายดังกล่าวมา หัก จากรายได้ ในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษี
ตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายไปถ้าเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไร หรือ เพื่อกิจการย่อมลงรายจ่ายทางภาษี เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าใช้จ่ายสำนักงานในการบริหารงาน รายจ่ายในการขาย รายจ่ายส่งเสริมการขาย รายจ่ายเกี่ยวกับพนักงาน ค่าตอบแทนกรรมการ ค่าพาหนะ รายจ่ายในการเดินทาง ค่าที่พัก ค่าระวาง ค่าขนส่ง ค่าซ่อมแซม ค่านายหน้า ค่าโฆษณา ค่าทำ บัญชี ค่าสอบบัญชี ค่าธรรมเนียม ในการแนะนำและปรึกษา เป็นต้น
ค่าใช้จ่ายต้องห้าม คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการดำเนินงานของกิจการและได้บันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายในรอบบัญชีแล้ว แต่ในทางภาษีไม่ให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ขอบเขตรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล กำหนดไว้ตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร
นี่คือ 8 ค่าใช้จ่ายต้องห้ามทางภาษีที่กฎหมายและระเบียบของกรมสรรพากรกำหนดว่าไม่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้
เช่น ค่าเสื้อผ้าส่วนตัว ค่าเดินทางท่องเที่ยวส่วนตัว ค่าบริการความงามส่วนตัว เงินช่วยเหลือ งานบุญ งานบวช ที่เป็นของส่วนตัวไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับบริษัท หรือค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงาน
เช่น ค่าที่พัก ค่าอาหารค่าเครื่องดื่ม ค่าดูมหรสพ กฎหมายได้กำหนดว่าค่ารับรองลูกค้าของบริษัทนั้นจะต้องไม่เกินหัวละ 2,000 บาทต่อครั้ง และต้องไม่เกิน 0.3% ของรายได้บริษัท และเพดานของรายจ่ายตรงนี้สูงสุดอยู่ที่ 10 ล้านบาท
คือ รายจ่ายที่จ่ายเป็นเงินสดและไม่มีการออกใบเสร็จให้ เช่น ใบเสร็จรับเงินที่ไม่ชัดเจน หรือไม่มีเอกสารรองรับการใช้จ่าย (จ่ายแต่ไม่ได้บิล) ดังนั้นใบเสร็จรับเงินควรมีการระบุชื่อผู้รับ ออกใบเสร็จ หรือมีหลักฐานการโอนที่ชัดเจน
การทำธุรกรรมทางการเงินของบริษัทใหญ่ๆ ไม่ว่าจะเป็นการซื้อหรือขายสินค้าหรือบริการ ปกติแล้วบริษัทขนาดใหญ่จะมีการจด VAT ซึ่งบริษัทต้องเก็บเงินส่วนหนึ่งไว้เพื่อจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยนำจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มที่สรรพากร
บริษัทจำนวนมากมีการซื้อสินค้าและบริการจากบริษัทในเครือข่ายที่เป็นบริษัทแม่หรือบริษัทลูก ซึ่งในทางบัญชีปกติ บริษัทก็จะลงเป็นค่าใช้จ่ายกัน แต่ในทางภาษี ตามกฎหมายไทย บริษัทไม่ว่าจะแม่หรือลูกถือเป็นบริษัทเดียวกันในทางภาษี ดังนั้นการซื้อสินค้าและบริการกันเอง จึงเป็นเรื่องของการไหลเวียนของเงินในบริษัท ซึ่งนับเป็นรายจ่ายทางภาษีไม่ได้
โดยปกติแล้วในทางบัญชีจะมีการประเมินมูลค่าของอสังหาริมทรัพย์อยู่เสมอ เพื่อสะท้อนให้เห็นถึงมูลค่าของสินทรัพย์ของบริษัทซึ่งมากขึ้นหรือลดลง ในกรณีที่มูลค่าสินทรัพย์ลดลง ทางบัญจะถือเป็นรายจ่ายในงบการเงินได้ แต่ในทางภาษี เนื่องจากยังไม่มีการซื้อขายอสังหาริมทรัพย์เกิดขึ้น และการประเมินมูลค่าก็ไม่มีหลักทางภาษีที่แน่นอนตายตัวในรายละเอียด ทางสรรพากรจึงห้ามเอาการที่มูลค่าอสังหาริมทรัพย์ที่บริษัทถืออยู่ซึ่งลดลงไปมาคิดเป็นรายจ่ายเด็ดขาด
กรณีที่บริษัทสร้างรายได้จากทรัพยากรธรรมชาติที่ตัวเองถืออยู่ในทางภาษีไม่สามารถนำมานับเป็นรายจ่ายได้ เนื่องจากไม่มีเกณฑ์ชัดเจนในการประเมินมูลค่าของทรัพยากรธรรมชาติที่ถูกใช้ไป และถ้าเปิดโอกาสให้เอาส่วนนี้มาเป็นรายจ่าย บริษัทก็มีแนวโน้มจะประเมินมูลค่าทรัพยากรที่เสียไปเกินจริง
ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการกระทำผิดกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับ เช่น ค่าปรับจราจร ค่าปรับจากการฝ่าฝืนกฎหมายสิ่งแวดล้อม
การป้องกันและจัดการรายจ่ายต้องห้ามในองค์กรไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น แต่ยังช่วยสร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือในองค์กรอีกด้วย ดังนั้นบริษัทฯ ควรมีการวางแผนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายภายในบริษัทให้สมควร ไม่ให้เกินความจำเป็น อาจมีการจัดทำนโยบายการเงินที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้จ่ายในองค์กร รวมถึงการระบุรายจ่ายที่ห้ามใช้ ให้ความรู้และฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับนโยบายการใช้จ่ายและรายจ่ายต้องห้าม จัดทำระบบตรวจสอบภายในที่สามารถตรวจสอบการใช้จ่ายได้อย่างทั่วถึง รวมไปถึงการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการทางการเงินและการบัญชีเพื่อช่วยในการตรวจสอบและติดตามการใช้จ่าย
ดังนั้น การวางแผนค่าใช้จ่ายจึงมีความสำคัญกับธุรกิจเป็นอย่างมาก เพราะเกี่ยวข้องกับการคำนวณกำไรสุทธิของกิจการ หากกิจการมีการวางแผนค่าใช้จ่ายที่ดี ก็จะทำให้กิจการมีโอกาสที่จะเสียภาษีลดลง และเพื่อให้การบันทึกรายรับ-รายจ่ายของกิจการเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำระบบงานบัญชี General Ledger ในโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed ที่รองรับการเรียกดูบัญชีแยกประเภท การลงบันทึกรายวัน รายรับ ค่าใช้จ่างต่างๆ การออกงบทดลองและกระดาษทำการอัตโนมัติ รวมไปถึงการสร้าง Template ลงบัญชี และการตั้ง Accrue กลับรายการปรับปรุงบัญชีรายเดือน และการวิเคราะห์ GL แยกตามแผนก ตาม Job และตามสาขาได้
