เงินทดรองจ่าย และเงินสดย่อย เหมือนหรือต่างกันยังไง

เงินทดรองจ่าย และ เงินสดย่อย มีความคล้ายคลึงกันในแง่ที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายภายในองค์กร แต่มีจุดแตกต่างกันที่สำคัญ ดังนี้:

เงินทดรองจ่าย (Advance Payment)

• ลักษณะ: เป็นเงินที่องค์กรจ่ายล่วงหน้าให้กับพนักงานหรือบุคคลหนึ่งบุคคลใดเพื่อใช้จ่ายในงานหรือกิจกรรมเฉพาะอย่าง เช่น การเดินทาง การซื้อสินค้า หรือการดำเนินงานต่าง ๆ
• การคืนเงิน: ผู้รับเงินทดรองจ่ายต้องนำหลักฐานการใช้จ่าย (เช่น ใบเสร็จ) มาส่งเพื่อเคลียร์เงิน เมื่อใช้จ่ายไม่หมด ผู้รับต้องคืนเงินที่เหลือให้บริษัท หรือหากใช้เกินก็ต้องยื่นเรื่องเบิกเพิ่มเติม
• ระยะเวลา: เงินทดรองจ่ายเป็นการให้เงินเพียงครั้งเดียวและเฉพาะเจาะจงสำหรับภารกิจใดภารกิจหนึ่ง เมื่อเสร็จภารกิจจะต้องเคลียร์บัญชีทั้งหมด

เงินสดย่อย (Petty Cash)

• ลักษณะ: เป็นเงินสดจำนวนเล็กน้อยที่จัดเตรียมไว้ในองค์กรหรือสำนักงาน เพื่อใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายประจำวัน หรือค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นบ่อย เช่น ค่าไปรษณีย์ ค่าเครื่องเขียน หรือค่าบริการขนส่งสินค้า
• การใช้จ่าย: เงินสดย่อยใช้สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวันขององค์กร โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนการเบิกจ่ายที่ยุ่งยาก เมื่อเงินสดย่อยถูกใช้จนหมด จะมีการเบิกเงินมาเติมใหม่
• การคืนเงิน: ไม่มีการคืนเงินเฉพาะเจาะจงเหมือนกับเงินทดรองจ่าย เพราะเงินสดย่อยจะถูกเติมใหม่อย่างต่อเนื่องตามความจำเป็น

ความแตกต่างหลัก

• วัตถุประสงค์: เงินทดรองจ่ายใช้สำหรับกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงและครั้งเดียว ส่วนเงินสดย่อยใช้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นในกิจวัตรประจำวัน
• การคืนเงิน: เงินทดรองจ่ายต้องเคลียร์เงินให้ครบถ้วนเมื่อสิ้นสุดภารกิจ แต่เงินสดย่อยไม่ต้องเคลียร์เช่นนั้น แต่จะเติมเงินใหม่เมื่อใช้จ่ายไปหมด
• ความยืดหยุ่น: เงินสดย่อยมีความยืดหยุ่นมากกว่าเพราะใช้จ่ายได้กับค่าใช้จ่ายที่หลากหลายและไม่จำเป็นต้องมีการอนุมัติล่วงหน้า ขณะที่เงินทดรองจ่ายจะมีการระบุวัตถุประสงค์ชัดเจน