การบริหารคลังสินค้าคงเหลือเป็นกระบวนการที่เน้นการจัดการสินค้าให้เพียงพอกับความต้องการของธุรกิจ หากมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือที่ดี ก็จะช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการสินค้าคงคลังเป็นไปอย่างถูกต้อง และป้องกันสินค้าหมดหรือสินค้าคงคลังเกิน การบริหารนี้ต้องใช้เทคนิคอย่างการคาดการณ์ความต้องการ การวางแผนการจัดซื้อ และการหมุนเวียนสินค้า เพื่อรักษาความสมดุลและลดต้นทุน การบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้าคงเหลือจึงสำคัญเป็นอย่างมาก ที่ผู้ประกอบการและนักบัญชีควรต้องให้ความใส่ใจ ซึ่งในบทความนี้จะมาพูดถึงธุรกิจแบบไหนที่เหมาะสำหรับการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic และ Perpetual
(หรือที่เรียกว่า "ระบบบัญชีแบบช่วงเวลา") เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณการขายและสินค้าที่เคลื่อนไหวไม่มาก หรือธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบสินค้าคงคลังแบบละเอียดทุกวัน
ธุรกิจที่เหมาะกับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic คือ
ร้านค้าปลีกขนาดเล็ก ร้านที่มีสินค้าคงคลังไม่ซับซ้อน เช่น ร้านขายของชำ หรือร้านขายของทั่วไป ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลสต็อกสินค้าแบบเรียลไทม์
ร้านอาหารขนาดเล็ก ร้านอาหารที่ไม่จำเป็นต้องเช็กวัตถุดิบคงคลังทุกวัน สามารถทำสรุปยอดสินค้าคงเหลือเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาสได้
ธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังน้อย ธุรกิจที่มีการซื้อขายสินค้าไม่บ่อยนัก การบันทึกบัญชีแบบ Periodic ช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการข้อมูล
ธุรกิจที่มียอดขายไม่มาก ระบบ Periodic ใช้การนับสต็อกเป็นช่วง ๆ เช่น ทุกสิ้นเดือน ทำให้ธุรกิจที่มีจำนวนการขายไม่มากสามารถใช้วิธีนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ธุรกิจที่เหมาะกับการใช้ระบบ Perpetual คือ
ธุรกิจค้าปลีกขนาดใหญ่ ซูเปอร์มาร์เก็ตหรือห้างสรรพสินค้า เนื่องจากมีจำนวนสินค้าและการเคลื่อนไหวของสินค้าค่อนข้างมาก จำเป็นต้องมีระบบที่สามารถติดตามสต็อกและยอดขายได้อย่างแม่นยำและทันที ธุรกิจค้าปลีกที่ต้องจัดการกับสินค้าหลากหลายประเภท เช่น ร้านเครื่องใช้ไฟฟ้า หรือร้านขายเสื้อผ้าแบรนด์ต่าง ๆ การบันทึกแบบ Perpetual ช่วยให้สามารถติดตามสต็อกในทุกสาขาได้ง่าย
ธุรกิจการผลิต โรงงานหรือธุรกิจที่มีการผลิตสินค้า ธุรกิจเหล่านี้จำเป็นต้องติดตามทั้งวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป ระบบ Perpetual ช่วยให้สามารถควบคุมการใช้วัตถุดิบในกระบวนการผลิตและติดตามสินค้าสำเร็จรูปได้ตลอดเวลา ธุรกิจที่มีการผลิตแบบต่อเนื่องหรือมีการผลิตหลายขั้นตอนต้องการความแม่นยำในการติดตามต้นทุนและปริมาณการใช้วัตถุดิบ ซึ่ง Perpetual ช่วยลดการสูญเสียและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ
ธุรกิจที่มีมูลค่าสินค้าสูง ธุรกิจเครื่องประดับ, อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์, หรือยานพาหนะ: ธุรกิจเหล่านี้ต้องการการติดตามสินค้าที่มีมูลค่าสูงและมีจำนวนไม่มาก แต่มีความสำคัญทางการเงิน การบันทึกแบบ Perpetual ช่วยให้สามารถติดตามสถานะสินค้าได้ทันทีและแม่นยำ การควบคุมสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องมีความสำคัญเพื่อป้องกันการสูญหายของสินค้าหรือการถูกขโมย
ธุรกิจที่มีการค้าออนไลน์ ระบบ Perpetual เหมาะสมกับธุรกิจที่มีการขายออนไลน์ ซึ่งต้องการข้อมูลสต็อกที่อัปเดตตลอดเวลาเพื่อให้สามารถจัดการกับคำสั่งซื้อจากลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
ธุรกิจที่มีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ธุรกิจที่กำลังขยายตัวและมีปริมาณการซื้อขายเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เช่น ธุรกิจแฟรนไชส์ การบันทึกบัญชีแบบ Perpetual ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์และสามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้อย่างรวดเร็ว
ธุรกิจที่มีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ธุรกิจที่กำลังขยายตัวและมีปริมาณการซื้อขายเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เช่น ธุรกิจแฟรนไชส์ การบันทึกบัญชีแบบ Perpetual ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์และสามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้อย่างรวดเร็ว
ธุรกิจนำเข้า-ส่งออก เนื่องจากมีการซื้อขายสินค้าจำนวนมากในหลายประเทศ ธุรกิจนำเข้า-ส่งออกจำเป็นต้องติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าตลอดเวลา ระบบ Perpetual ช่วยในการติดตามสต็อกสินค้าและการจัดการต้นทุนที่ซับซ้อนได้ดียิ่งขึ้น
สรุป
การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีการทำธุรกรรมไม่ซับซ้อน ส่วนการการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Perpetual เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการข้อมูลการจัดการสินค้าคงคลังและการเคลื่อนไหวของสินค้าแบบเรียลไทม์ ธุรกิจที่มีการเติบโตหรือมีปริมาณการเคลื่อนไหวของสินค้าและธุรกรรมจำนวนมากจะได้รับประโยชน์จากระบบนี้มากที่สุด
